Assistant(e) d'équipe Relations Investisseurs H/F
CF2267
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un fonds d'investissement, leader du Private Equity en Europe :
Un(e) Assistant(e) d'équipe Relations Investisseurs H/F
Au sein de l'équipe Relations Investisseurs, vous accompagnez le MD de l'équipe et ses collaborateurs dans leur quotidien :
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Pour le Managing Director et l'équipe relations Investisseurs : gestion intelligente et proactive de l'agenda, des déplacements en France comme à l'étranger, réservations restaurants, taxis, hôtels, etc.
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En période de levée de fonds : coordination avec l'ensemble des parties prenantes internes et externes pour l'organisation des RDV, déplacements etc.
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Organisation des salons et conférences annuelles, en coordination avec l'équipe communication pour les supports, goodies, préparation du stand.
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Organisation de séminaires, déjeuners, dîners investisseurs, tables rondes : commandes traiteurs et champagne etc.
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Préparation de documents en français et anglais
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Mise à jour de supports marketing, présentations
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Impressions et reliures de documents
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Suivi des contrats dans le CRM
Poste : en CDI à pourvoir dès que possible
Rémunération 45k€ fixe + bonus (intéressement + bonus performance)
Localisation : Paris
Profil :
Vous disposez d’au minimum 2 ans d'expérience dans un poste similaire. en assistanat d'équipe en environnement exigeant. Vous êtes titulaire au minimum d'un diplôme Bac+2. Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre rigueur et votre polyvalence. Le sens du service client fait de vous une personne proactive, avec le sens du détail, qui mesure l'intérêt collectif avant tout. Vous montrez votre esprit d'équipe, votre fiabilité et intelligence situationnelle en toute circonstance. La confidentialité et votre implication quotidienne vous démarque. Vous avez d'excellentes capacités de communication écrite et orale en français, y compris en orthographe. Vous faites circuler un esprit positif, convivial et professionnel avec les différentes parties prenantes de la société.
Assistant(e) de Président H/F
CF2271
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un groupe familial coté en bourse situé en région Nantaise :
Un(e) Assistant(e) de Direction auprès du Président du Directoire et du DAF, ainsi que ponctuellement, l’assistanat d’autres membres du Comité de Direction
Dans le cadre de ce poste vos missions sont les suivantes :
La gestion d'Assistanat professionnel et personnel pour le Président :
- L’organisation d'agenda complexe et mouvant, la gestion des déplacements et voyages en France comme à l’étranger (hôtels / taxis / vols) ; vous anticipez tous ses rendez-vous avec finesse et intelligence en prenant compte des temps de transports, déjeuners/diners d’affaires, et êtes particulièrement vigilant(e) sur la bonne compilation des réunions impliquants des interlocuteurs variés. Vous assurez la préparation des réunions et comités de direction, conseils de surveillance, assemblées générales etc : convocations, ordres du jour, comptes rendu de réunion, relectures de documents, mise en forme de présentation PWT. Le Président est également impliqué dans d’autres activités parallèlement à son quotidien. Il convient d’être très agile intellectuellement pour passer d’un sujet à l’autre.
- La bonne tenue du bureau du Président : vous veillez à ce que les consommables et fournitures soient prêts à l’usage. Les salles de réunions, prêtes à recevoir tout interlocuteur interne ou externe. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des espaces de la Présidence, et êtes disponible et joignable. Vous représentez votre Direction Générale en interne, il convient d’adapter votre posture, présentation, et mode de communication avec finesse.
- La coordination quotidienne du bureau avec les interlocuteurs internes et externes du bureau : vos pairs, Assistantes de Direction Générale, notamment. Vous assurez la mise à jour de contacts, et dossiers en cours.
- La gestion des affaires personnelles du Président : prise en charge du véhicule, gestion d’appartements, suivis de travaux, gestion administrative fiscale etc.
- L’organisation d’évènements internes: conférences, visites, soirées et évènements d’équipe
- Le suivi du budget et de la facturation et le traitement des notes de frais.
- La communication d’informations auprès des équipes.
- Le suivi de projet annexes suivant vos appétences
Assistanat pour le Directeur Administratif et Financier et autres membres Comex :
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La gestion d’agenda complexe pour le DAF notamment et l’organisation de réunions et déplacements.
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L’organisation de réunions et conseils pour l’ensemble des membres du Codir Groupe.
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Le traitement des notes de frais
CDI
Région Nantaise
42/45k€ + variable
Profil :
Vous disposez de minimum 8 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction Générale ou membre Comex et êtes particulièrement à l'aise dans des environnements de haut niveau. Il convient d’être particulièrement adaptable et caméléon pour exceller dans vos missions. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre extrême rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos tâches. Vous aimez que votre patron se repose entièrement sur vous, et anticipez la moindre demande. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes disponible, et maitrisez les situations stressantes. Vous êtes enthousiaste, souriant(e), et trouvez une solution à tout sujet non anticipé. Vous avez toujours un plan A / B ou C à proposer. Enfin, votre anglais est courant notamment à l'écrit. Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux.
Assistant(e) de Direction General Manager Global E-Commerce
CF2246
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un grand groupe international :
Un(e) Assistant(e) de Direction pour le General Manager Global E-Commerce H/F
Dans le cadre de ce poste, sur un scope Worldwide, vos missions sont les suivantes :
- L’assistanat pour le GM : organisation d'agenda complexe et mouvant (rôle d’anticipation et d’alerte), gestion des déplacements et voyages, préparation des RDV et réunions, réunions de service, documents spécifiques, conférences et réunions internationales ; appels, saisie des notes de frais, commandes de fournitures…
- La coordination de projets, le contrôle et relais d’information pour le GM, vous êtes ses yeux et ses oreilles, et traitez les informations avec confidentialité et intelligence.
- L’organisation d’évènements d’équipe en toute autonomie : agenda, prestataires, budget etc
- La gestion des projets d’équipes pour tout ou partie, lien avec les prestataires externes, coordination des avancées suivant les projets internes ou externes.
- L’établissement de reportings, mise en œuvre des tâches administratives propres au domaine d’activité, suivis des bons de commande, contrôle du budget, et facturation
- Le support dans la gestion d’agenda pour 2 ou 3 Managers de l’équipe de manière ponctuelle.
L’équipe étant cosmopolite, la langue de travail est l’anglais.
Rémunération 65k€ fixe + PI
Statut non cadre
2j de télétravail par semaine
Profil :
Vous disposez de minimum 8 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction internationale : grâce à votre expérience, vous êtes à l’aise sur les outils, process, réseau et principaux interlocuteurs. Vous êtes à l’aise dans les environnements cosmopolites, vous avez un mindset international. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Proche des équipes, vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes flexible, et êtes doté(e) d’une « can do » attitude.
Executive Assistant bilingue H/F
CF2265
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un grand groupe international :
Un(e) Executive Assistant bilingue H/F
Dans le cadre de ce poste, sur un scope monde, vous assistez un Global Managing Director natif d’une division du groupe.
Pour ce rôle, vous collaborez en relation proche avec la Chef de Cabinet du Global MD.
Ainsi, vos missions sont les suivantes :
- L’assistanat pour le MD : organisation d'agenda complexe et mouvant (rôle d’anticipation et d’alerte), gestion des déplacements et voyages, préparation des RDV et réunions, réunions de service, documents spécifiques, conférences et réunions internationales ; appels, saisie des notes de frais et les déclarations de dépenses selon les besoins
- La coordination de projets, le contrôle et relais d’information pour le MD, vous êtes ses yeux et ses oreilles, et traitez les informations avec confidentialité et intelligence
- L’assistance ponctuelle sur des projets et événements internes et externes clés tels que Vivatech etc
- La gestion des projets d’équipes en organisant des réunions générales et des points de contact avec le MD
Le Managing Director étant de langue maternelle anglaise, et non francophone, il est impératif de maitriser l’anglais écrit et oral pour performer dans ce poste.
Poste CDI
2j de télétravail par semaine
Profil :
Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction générale internationale. Vous maitrisez les codes d’environnements de haut niveau. En contact direct avec les membres Comex Groupe, vous anticipez les besoins de votre MD avec brio. Plus rien n’a de secret pour vous : vous maitriser l’Assistanat de haut vol. Grâce à votre expérience, vous êtes à l’aise sur les outils, process, réseau et principaux interlocuteurs. Vous aimez dans les environnements cosmopolites et avez un mindset international dans votre travail. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Vous êtes capable de travailler sous pression et dans des situations stressantes tout en maintenant des normes élevées.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Proche des équipes, vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes flexible, et êtes doté(e) d’une « can do » attitude.
Executive Assistant to Global VP of HR H/F
POSTE POURVU - CF2261
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un grand groupe de cosmétiques :
Un(e) Executive Assistant to Global VP of HR H/F
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Organiser et leader le planning de la VP
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Anticipation, gestion et optimisation de l’agenda du manager en toute confidentialité
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Anticipation, préparation et gestion de l’agenda des grandes réunions transversales
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Traiter et diffuser les informations auprès du comité de Direction et de l’ensemble des équipes
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Préparation des voyages et déplacements (Visa, transports, hôtels, navettes, …)
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Gestion des notes de frais
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Coordination active à l’organisation des WWM (deadlines, coordination avec le CO DIR, planning coach/ répétitions ..)
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Participation active sur les différents évènements de service
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Animer les moments de vie de l’équipe
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Organisation et coordination de séminaires par an (un Comité de Direction, un de l’équipe globale)
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Accueil des collaborateurs, parcours d’intégration
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Anticipation et gestion des réunions et des évènements équipe (planification, réservation)
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Gérer le budget Direction Générale
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Saisir et suivre la facturation (+ notes de frais manager)
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Gestion autonome du budget
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Gestion autonome du budget évènements et voyages de la VP
Localisation : Paris
Rémunération proposée : +/- 70k€
Langue de travail : anglais
Profil :
Vous disposez de minimum 15 ans d'expérience sur un poste similaire, êtes à l’aise dans des groupes matriciels dans lesquels il faut être proactif, agile intellectuellement et extrêmement rigoureux. Il convient d’être particulièrement adaptable et caméléon pour exceller dans vos missions. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions.
Vous êtes enthousiaste, curieux(se), adaptable, et force de proposition ! Vous êtes à l’aise avec tout interlocuteur interne ou externe de haut niveau et savez interagir avec intelligence et pertinence. Réactivité, anticipation, organisation et sens des priorités vous caractérisent.
Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes disponible, et maitrisez les situations stressantes. Vous avez toujours un plan A / B ou C à proposer.
Executive Assistant/ Project Coordinator H/F
CF2268
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un cabinet d’Executive Search de renommée mondiale :
Un(e) Executive Assistant / Project Coordinator H/F auprès d’une Partner britannique
Dans le cadre de ce poste vos missions sont les suivantes :
- Vous disposez d’un véritable rôle de Coordinateur/trice pour votre Partner et son équipe :
- Responsable de l'administration du processus de recherche pour toutes les missions de recherche en équipe, vous formatez, éditez, relisez, préparez et transmettez les documents livrables aux clients.
- Assurez l’organisation de l’agenda du Partner, préparez des itinéraires de voyage pour le consultant, le client ou le candidat dans le cadre du processus de recherche.
- Soutenez l'équipe de recherche dans la gestion des comptes et les relations avec les clients, notamment en ce qui concerne les dépenses des consultants, les factures/recevables des clients et d'autres rapports financiers.
- Créez et maintenez un système efficace de gestion et de suivi des dossiers pour tous les processus de recherche
- Assurez la communication avec les clients et les candidats en planifiant et en hiérarchisant les communications par téléphone et mails.
- Vérifier les diplômes des candidats, maintenez à jour les bases de données.
Cette liste est non exhaustive.
Statut cadre
Paris 8ème
CDI
Télétravail : 2j/semaine
Anglais bilingue exigé
Rémunération : 50k€ +/- fixe suivant profil + 10% de bonus
Profil :
Vous disposez de minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers. Vous êtes bilingue anglais : natif(ve), ou bien avez passé des années à l’étranger vous ayant permis d’acquérir un excellent niveau d’anglais.
Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et montrez une grande curiosité pour les enjeux business de votre équipe.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans un contexte international. Vous êtes parfaitement bilingue en anglais et disposez d’une troisième langue idéalement. Vous êtes à l’aise dans des environnements cosmopolites exigeants et travailler dans plusieurs langues vous est facile.
Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe.
Chargé(e) de Recrutement H/F
CF2253
Dans le cadre de son développement, le cabinet Execast Recruitment recherche, un(e) Chargé(e) de Recrutement, pour accompagner la fondatrice dans son quotidien.
Dans le cadre de ce poste, vos missions sont les suivantes :
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Analyse du besoin client en lien avec la fondatrice, et mise en place d’une stratégie de sourcing adaptée à chacun des process de recrutement
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Identifier les CV des profils adéquats pour les missions en cours sur les bases de données internes, externes, réseaux professionnels, job boards etc : maîtrise des recherches booléennes.
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Réaliser les qualifications téléphoniques et entretiens candidats en français et en anglais
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Rédaction de compte rendu d’entretiens
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Assurer tout le processus de suivi des annonces en ligne : rédaction, mise en ligne sur différents sites, actualisation, etc
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Mise à jour dans la base de données
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Suivi d’intégration des candidats chez les clients
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Participation à l’organisation du cocktail dinatoire annuel du cabinet : choix du lieu, visite, choix des prestataires, communication, invitations, support lors de l’évènement.
Poste situé à Toulouse
Rémunération suivant profil
Anglais bilingue obligatoire (vous êtes capable de réaliser les entretiens en anglais, et d’évaluer leur niveau).
Profil recherché :
Vous avez 1 à 2 ans d’expérience dans un poste similaire, au sein d’un cabinet de recrutement.
Vous êtes fiable, organisé(e), aimez prioriser, et travailler en autonomie. A ce poste, vous rencontrerez des candidats tous les jours, il est important d’être curieux(se), enthousiaste, et d’avoir le sens du détail. Plus vous êtes curieux, plus vous posez les bonnes questions, et au plus vous récoltez des informations nécessaires au bon déroulement de vos missions. Votre sens de la confidentialité est sans pareil, et vous êtes à l’aise pour travailler dans des environnements de haut niveau. Vous êtes reconnu(e) pour votre professionnalisme, et votre sens du service client VIP. Au sein d’une équipe, vous êtes notre rayon de soleil du lundi matin ! Vous faites circuler un bon esprit d’équipe.
Enfin, vous êtes prêt(e) à vous investir dans une société en plein développement : vous faites preuve d’initiative et de bon sens !