Assistant(e) de direction CEO H/F

CF2283

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un groupe industriel leader sur son marché :

Un(e) Assistant(e) de Direction / PMO auprès du CEO H/F

Véritable pilier dans le quotidien opérationnel de la Direction générale, vous assurez la coordination transversale et la fluidité des processus internes. Plus précisément, voici les missions sur lesquelles vous êtes attendues :

- L’Assistanat classique de haut niveau : gestion d’agenda complexe et mouvant, l’organisation des déplacements en France et à l’étranger. Vous êtes le point de contact entre la Direction Générale et les différents interlocuteurs du Groupe.

- La préparation mensuelle des Comités de Direction et COMEX avec PV, ordre du jour, présentations PowerPoint, documents, et comptes rendus à rédiger en français et en anglais.

- L’organisation de séminaires, réunions et d’autres événements d’entreprise en collaboration avec d’autres Assistantes du Groupe.

- La gestion des communications (emails, appels, courriers) et la production des documents de présentation et de reporting.

- Le suivi de projets transverses confiés (ex : coordination de communautés internes, initiatives d’efficacité).

- La prise en charge de la facturation de la direction : notes de frais, factures, ou suivi de budget.

- Cette liste est non exhaustive et pourra être façonnée selon vos appétences et affinités

Poste en CDI

Statut cadre

Localisation : Paris Sud

Profil :

Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire, dans un groupe industriel à un poste auprès d’une Direction Générale ou d’un Comex.

A ce poste de haut niveau, vous êtes le bras droit de la Direction Générale. Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Votre souplesse et votre adaptabilité sera apprécié dans ce groupe en constante évolution. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous travaillez en Anglais et en Français avec aisance tant à l’écrit qu’à l’oral. La maitrise à un niveau expert de la langue anglaise est un prérequis pour parfaire à ce poste. Par ailleurs, vous êtes familiarisé(e) avec l’usage professionnel de l’IA.

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Assistant(e) de direction H/F

CF2281

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un fonds d’investissement de renommée mondiale :

Un(e) Assistant(e) de Direction H/F auprès d’un Partner

Dans cet environnement exigeant, vos missions sont les suivantes :

Le suivi d’agenda complexe et mouvant
L’organisation de voyages et déplacements en France et à l’international plusieurs fois par mois
L’organisation et la préparation de réunions, conférence calls, rdv, déjeuners etc
La gestion de sujets transverses

- La mise à jour de contacts sur le CRM interne

- Le traitement des notes de frais

L’accueil physique et téléphonique des prestataires ou clients.
La coordination et l’organisation d’évènements internes (soirée de Noël, diners, etc)

Cette liste de tâches n’est pas limitative.

localisation : Paris

Statut cadre

1 j de télétravail / semaine

Rémunération : 60k€ + variable

Profil :

Vous disposez de minimum 5 à 8 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers dans le secteur de la banque, la finance, le Private Equity ou le Conseil.

Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité et votre grande adaptabilité. Doté(e) d’un excellent esprit d’équipe, vous savez travailler avec plusieurs Assistant(e)s afin d’assurer la coordination fluide d’événements et de réunions impliquant les membres de différentes équipes.

À l’aise dans un environnement exigeant, vous savez instaurer des relations de confiance grâce à votre sens du service et à votre professionnalisme sans faille.

Fort(e) d’expériences réussies dans le secteur financier, vous maîtrisez les codes et les exigences propres à cet environnement, et savez évoluer avec aisance dans un contexte international et rigoureux.

Votre maitrise de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, ainsi que votre aisance avec les outils bureautiques et numériques, vous permettent de répondre avec efficacité et rapidité aux requêtes.

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Assistant(e) de Direction HF

CF2284

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un fonds d’investissement de renommée mondiale :

Un(e) Assistant(e) de Direction auprès du Head of BDC, d’un Associé, d’un Directeur et d’un Associate.

L’équipe BDC est composée 16 Executives et de 3 Assistantes, dont une Assistante référente.

Dans cet environnement exigeant, vos missions sont les suivantes :

Le suivi d’agenda complexe et mouvant
L’organisation de voyages et déplacements en France et à l’international plusieurs fois par mois
L’organisation et la préparation de réunions, conférence calls, rdv, déjeuners etc
La gestion de sujets transverses

- La mise à jour de contacts sur le CRM interne

- Le traitement des notes de frais

L’accueil physique et téléphonique des prestataires ou clients.
La coordination et l’organisation d’évènements internes (soirée de Noël, diners, etc)

Cette liste de tâches n’est pas limitative.

Profil :

Vous disposez de minimum 5 à 8 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers dans le secteur de la banque, la finance, le Private Equity ou le Conseil.

Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité et votre grande adaptabilité. Doté(e) d’un excellent esprit d’équipe, vous savez travailler avec plusieurs Assistant(e)s afin d’assurer la coordination fluide d’événements et de réunions impliquant les membres de différentes équipes.

À l’aise dans un environnement exigeant, vous savez instaurer des relations de confiance grâce à votre sens du service et à votre professionnalisme sans faille.

Fort(e) d’expériences réussies dans le secteur financier, vous maîtrisez les codes et les exigences propres à cet environnement, et savez évoluer avec aisance dans un contexte international et rigoureux.

Votre maitrise de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, ainsi que votre aisance avec les outils bureautiques et numériques, vous permettent de répondre avec efficacité et rapidité aux requêtes.

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Executive Assistant H/F

CF2286

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un cabinet d’executive search américain de renommée mondiale :

Un(e) Assistant(e) de Direction auprès d’une Partner

Dans le cadre de ce poste vos missions sont les suivantes :

- Vous disposez d’un véritable rôle de Coordinateur/trice pour votre Partner et son équipe

- Responsable de l'administration du processus de recherche pour toutes les missions de recherche en équipe, vous formatez, éditez, relisez, préparez et transmettez les documents livrables aux clients.

- Assurez l’organisation de l’agenda du Partner, préparez des itinéraires de voyage pour le consultant, le client ou le candidat dans le cadre du processus de recherche.

- Soutenez l'équipe de recherche dans la gestion des comptes et les relations avec les clients, notamment en ce qui concerne les dépenses des consultants, les factures/recevables des clients et d'autres rapports financiers.

- Créez et maintenez un système efficace de gestion et de suivi des dossiers pour tous les processus de recherche

- Assurez la communication avec les clients et les candidats en planifiant et en hiérarchisant les communications par téléphone et mails.

- Vérifier les diplômes des candidats, maintenez à jour les bases de données.

Cette liste est non exhaustive.

Statut cadre

Paris 8ème

CDI

Télétravail : 1j/semaine

Anglais courant exigé

rémunération : 55k€ fixe suivant profil + 10% bonus

Profil :

Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers. Vous avez un anglais courant.

Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et montrez une grande curiosité pour les enjeux business de votre équipe.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans un contexte international. Vous êtes parfaitement bilingue en anglais et disposez d’une troisième langue idéalement. Vous êtes à l’aise dans des environnements cosmopolites exigeants et travailler dans plusieurs langues vous est facile.

Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe.

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Executive Assistant to Global VP of HR H/F

POSTE POURVU - CF2261

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un grand groupe de cosmétiques :

Un(e) Executive Assistant to Global VP of HR H/F

Organiser et leader le planning de la VP
Anticipation, gestion et optimisation de l’agenda du manager en toute confidentialité
Anticipation, préparation et gestion de l’agenda des grandes réunions transversales
Traiter et diffuser les informations auprès du comité de Direction et de l’ensemble des équipes
Préparation des voyages et déplacements (Visa, transports, hôtels, navettes, …)
Gestion des notes de frais
Coordination active à l’organisation des WWM (deadlines, coordination avec le CO DIR, planning coach/ répétitions ..)
Participation active sur les différents évènements de service
Animer les moments de vie de l’équipe
Organisation et coordination de séminaires par an (un Comité de Direction, un de l’équipe globale)
Accueil des collaborateurs, parcours d’intégration
Anticipation et gestion des réunions et des évènements équipe (planification, réservation)
Gérer le budget Direction Générale
Saisir et suivre la facturation (+ notes de frais manager)
Gestion autonome du budget
Gestion autonome du budget évènements et voyages de la VP

Localisation : Paris

Rémunération proposée : +/- 70k€

Langue de travail : anglais

Profil :

Vous disposez de minimum 15 ans d'expérience sur un poste similaire, êtes à l’aise dans des groupes matriciels dans lesquels il faut être proactif, agile intellectuellement et extrêmement rigoureux. Il convient d’être particulièrement adaptable et caméléon pour exceller dans vos missions. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions.

Vous êtes enthousiaste, curieux(se), adaptable, et force de proposition ! Vous êtes à l’aise avec tout interlocuteur interne ou externe de haut niveau et savez interagir avec intelligence et pertinence. Réactivité, anticipation, organisation et sens des priorités vous caractérisent.

Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes disponible, et maitrisez les situations stressantes. Vous avez toujours un plan A / B ou C à proposer.

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Executive Assistant/ Project Coordinator H/F

POSTE POURVU - CF2268

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un cabinet d’Executive Search de renommée mondiale :

Un(e) Executive Assistant / Project Coordinator H/F auprès d’une Partner britannique

Dans le cadre de ce poste vos missions sont les suivantes :

- Vous disposez d’un véritable rôle de Coordinateur/trice pour votre Partner et son équipe :

- Responsable de l'administration du processus de recherche pour toutes les missions de recherche en équipe, vous formatez, éditez, relisez, préparez et transmettez les documents livrables aux clients.

- Assurez l’organisation de l’agenda du Partner, préparez des itinéraires de voyage pour le consultant, le client ou le candidat dans le cadre du processus de recherche.

- Soutenez l'équipe de recherche dans la gestion des comptes et les relations avec les clients, notamment en ce qui concerne les dépenses des consultants, les factures/recevables des clients et d'autres rapports financiers.

- Créez et maintenez un système efficace de gestion et de suivi des dossiers pour tous les processus de recherche

- Assurez la communication avec les clients et les candidats en planifiant et en hiérarchisant les communications par téléphone et mails.

- Vérifier les diplômes des candidats, maintenez à jour les bases de données.

Cette liste est non exhaustive.

Statut cadre

Paris 8ème

CDI

Télétravail : 2j/semaine

Anglais bilingue exigé

Rémunération : 50k€ +/- fixe suivant profil + 10% de bonus

Profil :

Vous disposez de minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers. Vous êtes bilingue anglais : natif(ve), ou bien avez passé des années à l’étranger vous ayant permis d’acquérir un excellent niveau d’anglais.

Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et montrez une grande curiosité pour les enjeux business de votre équipe.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans un contexte international. Vous êtes parfaitement bilingue en anglais et disposez d’une troisième langue idéalement. Vous êtes à l’aise dans des environnements cosmopolites exigeants et travailler dans plusieurs langues vous est facile.

Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe.

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Chargé(e) de Recrutement H/F

CF2253

Dans le cadre de son développement, le cabinet Execast Recruitment recherche, un(e) Chargé(e) de Recrutement, pour accompagner la fondatrice dans son quotidien.

Dans le cadre de ce poste, vos missions sont les suivantes :

Analyse du besoin client en lien avec la fondatrice, et mise en place d’une stratégie de sourcing adaptée à chacun des process de recrutement
Identifier les CV des profils adéquats pour les missions en cours sur les bases de données internes, externes, réseaux professionnels, job boards etc : maîtrise des recherches booléennes.
Réaliser les qualifications téléphoniques et entretiens candidats en français et en anglais
Rédaction de compte rendu d’entretiens
Assurer tout le processus de suivi des annonces en ligne : rédaction, mise en ligne sur différents sites, actualisation, etc
Mise à jour dans la base de données
Suivi d’intégration des candidats chez les clients
Participation à l’organisation du cocktail dinatoire annuel du cabinet : choix du lieu, visite, choix des prestataires, communication, invitations, support lors de l’évènement.

Poste situé à Toulouse

Rémunération suivant profil

Anglais bilingue obligatoire (vous êtes capable de réaliser les entretiens en anglais, et d’évaluer leur niveau).

Profil recherché :

Vous avez 1 à 2 ans d’expérience dans un poste similaire, au sein d’un cabinet de recrutement.

Vous êtes fiable, organisé(e), aimez prioriser, et travailler en autonomie. A ce poste, vous rencontrerez des candidats tous les jours, il est important d’être curieux(se), enthousiaste, et d’avoir le sens du détail. Plus vous êtes curieux, plus vous posez les bonnes questions, et au plus vous récoltez des informations nécessaires au bon déroulement de vos missions. Votre sens de la confidentialité est sans pareil, et vous êtes à l’aise pour travailler dans des environnements de haut niveau. Vous êtes reconnu(e) pour votre professionnalisme, et votre sens du service client VIP. Au sein d’une équipe, vous êtes notre rayon de soleil du lundi matin ! Vous faites circuler un bon esprit d’équipe.

Enfin, vous êtes prêt(e) à vous investir dans une société en plein développement : vous faites preuve d’initiative et de bon sens !

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