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Executive Assistant / Project Coordinator H/F

CF2260

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un cabinet d’Executive Search américain de renommée mondiale :

 

Un(e) Executive Assistant / Project Coordinator H/F pour un Partner Practice Banque/Finance

 

Dans le cadre de ce poste vos missions sont les suivantes : 

- Vous disposez d’un véritable rôle de Coordinateur/trice pour votre Partner

- Responsable de l'administration du processus de recherche pour toutes les missions de recherche en équipe, vous formatez, éditez, relisez, préparez et transmettez les documents livrables aux clients.

- Assurez l’organisation de l’agenda de votre Partner, préparez des itinéraires de voyage pour le consultant, le client ou le candidat dans le cadre du processus de recherche.

- Soutenez l'équipe de recherche dans la gestion des comptes et les relations avec les clients, notamment en ce qui concerne les dépenses des consultants, les factures/recevables des clients et d'autres rapports financiers.

- Créez et maintenez un système efficace de gestion et de suivi des dossiers pour tous les processus de recherche

- Assurez la communication avec les clients et les candidats en planifiant et en hiérarchisant les communications par téléphone et mails.

- Vérifier les diplômes des candidats, maintenez à jour les bases de données.

Cette liste est non exhaustive.

Statut cadre

Paris 8ème

CDI

Télétravail : 1j/semaine

Anglais bilingue exigé

Rémunération  : 50k€ +/- fixe suivant profil + 10% de bonus

 

Profil :

Vous disposez de minimum  3 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers. Vous êtes bilingue anglais : natif(ve), ou bien avez passé des années à l’étranger vous ayant permis d’acquérir un excellent niveau d’anglais.

Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et montrez une grande curiosité pour les enjeux business de votre équipe.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans un contexte international. Vous êtes parfaitement bilingue en anglais et disposez d’une troisième langue idéalement. Vous êtes à l’aise dans des environnements cosmopolites exigeants et travailler dans plusieurs langues vous est facile.

Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe.

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Assistant(e) de Direction Générale H/F

CF2264

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un cabinet de conseil en stratégie, de renommée mondiale :

 

Un(e) Assistant(e) de Direction auprès du Head of France 

 

Dans cet environnement exigeant, vos missions sont les suivantes :

  • Le suivi d’agenda complexe et mouvant

  • L’organisation et la préparation de réunions, la coordination de comités et rédaction de compte rendus et la relecture de documents

  • La préparation complète des déplacements : hôtel / vols / trains /taxis

-  La mise à jour de contacts, le traitement des notes de frais

  • L’accueil physique et téléphonique des prestataires ou clients.

  • La coordination et l’organisation d’évènements internes(soirée de Noël, dîners, etc)  

 

Vous travaillez en étroite collaboration avec la Chef de cabinet du dirigeant.

Il convient de maitriser la langue anglaise à l’écrit comme à l’oral, pour performer à ce poste.

L'italien est un plus !

Profil :

Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers.

Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau. Doté(e) d’une excellente présentation, votre faites preuve d’un savoir vivre de qualité, dans une démarche toujours proactive. Votre sens du détails et de l’organisation font de vous, un As de l’anticipation ! Rien n’échappe à votre vigilance.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans un contexte international. Vous disposez d’un très bon niveau d’anglais à l’écrit comme à l’oral. Par ailleurs, votre orthographe française est irréprochable.

Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes.

Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous faites circuler un esprit positif, convivial et professionnel.

réunion d'affaires

Assistant(e) de Direction General Manager Global E-Commerce

CF2246

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un grand groupe international :

Un(e) Assistant(e) de Direction pour le General Manager Global E-Commerce H/F

 

Dans le cadre de ce poste, sur un scope Worldwide, vos missions sont les suivantes : 

- L’assistanat pour le GM : organisation d'agenda complexe et mouvant (rôle d’anticipation et d’alerte), gestion des déplacements et voyages, préparation des RDV et réunions, réunions de service, documents spécifiques, conférences et réunions internationales ; appels, saisie des notes de frais, commandes de fournitures…

- La coordination de projets, le contrôle et relais d’information pour le GM, vous êtes ses yeux et ses oreilles, et traitez les informations avec confidentialité et intelligence.

- L’organisation d’évènements d’équipe en toute autonomie : agenda, prestataires, budget etc

- La gestion des projets d’équipes pour tout ou partie, lien avec les prestataires externes, coordination des avancées suivant les projets internes ou externes.

- L’établissement de reportings, mise en œuvre des tâches administratives propres au domaine d’activité, suivis des bons de commande, contrôle du budget, et facturation

- Le support dans la gestion d’agenda pour 2 ou 3 Managers de l’équipe de manière ponctuelle.

 

L’équipe étant cosmopolite, la langue de travail est l’anglais.

Rémunération 65k€ fixe + PI

Statut non cadre

2j de télétravail par semaine

 

Profil :

Vous disposez de minimum 8 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction internationale : grâce à votre expérience, vous êtes à l’aise sur les outils, process, réseau et principaux interlocuteurs. Vous êtes à l’aise dans les environnements cosmopolites, vous avez un mindset international.  Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Proche des équipes, vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes flexible, et êtes doté(e) d’une « can do » attitude. 

Femme d'affaires

Assistant(e) de Direction Equipe RH Europe H/F

POSTE POURVU - CF2245

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, une maison de luxe de renom :

Un(e) Assistant(e) de Direction pour l’équipe RH Europe HF

Dans le cadre de ce poste, vos missions sont les suivantes : 

- L’assistanat de la HR Manager Europe : organisation d'agenda complexe et mouvant (rôle d’anticipation et d’alerte), gestion des déplacements et voyages, préparation des RDV et réunions, suivis de projets etc

- Le support aux Managers de pôle : gestion d’agendas, organisation et préparation de réunions, des déplacements et voyages individuels ou collectifs de l’équipe.

- Le suivi du budget du département : facturation, provision, contrats de prestation en lien étroit avec la finance.

- La coordination des COPIL de l’équipe : ordre du jour / compte rendu.

- La participation à l’organisation d’évènements RH ou séminaires, leur coordination et la logistique associée.

- L’accueil qualitatif et personnalisé de prestataires internes ou externes (candidats, formateurs, prestataires etc).

 

CDD 12 mois pouvant se transformer en CDI à compter de janvier 2024

Rémunération 60/65k€ fixe + bonus

Statut cadre

2j de télétravail par semaine

Profil :

Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction Ressources Humaines Europe ou globale idéalement. Vous avez un intérêt pour le domaine RH et l’assistanat. Vous êtes à l’aise dans les environnements cosmopolites.  Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Proche des équipes, vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes flexible, doté(e) d’une « can do » attitude et savez créer de la proximité dans une équipe, vous êtes le « liant » naturel et indispensable !

Bureau d'avocats

Assistant(e) d'Equipe H/F

POSTE POURVU - CF2251

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un cabinet d’avocats à taille humaine :

Un(e) Assistant(e) d’équipe H/F

Au sein d'une petite équipe de presque 10 personnes, dans un environnement exigeant mais bienveillant et humain, sous la responsabilité de l’avocat fondateur, vous assurez :

 

Des missions d’assistanat général :

 

  • L’accueil physique et téléphonique, le suivi du courrier et des livraisons etc

  • La gestion du courrier postal, mails entrants etc

  • Le suivi des fournitures et de l’intendance

  • L’interface avec les prestataire non juridiques : informaticien, expert-comptable, société de nettoyage, fournisseurs etc.

  • La gestion de l’agenda : rdv, audiences, mises en état par POLY OFFICE et OUTLOOK

  • La rédaction de courriers, transcription de comptes-rendus oraux

  • Le suivi de la facturation clients, enregistrement des règlements dans le logiciel interne et envoie des états comptables au cabinet externe ; le suivi des notes de frais et factures fournisseurs

 

Des missions d’assistanat juridiques :

 

  • L’ouverture des dossiers et rédaction des conventions d’honoraires

  • Le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers

  • La préparation des communications de pièces, dossiers de plaidoirie

  • Le suivi des fournisseurs juridiques : commissaires de justice, postulants, greffes, experts

  • La rédaction d’actes simples (Constitutions, significations, Mises en demeure, etc.)

  • La gestion de la clé RPVA (Réseau Privé Virtuel des Avocats qui permet des relations sécurisées entre le cabinet et les juridictions),

  • La gestion du compte CARPA (Caisse de Règlements Pécuniaires des Avocats) qui permet la gestion des fonds déposés par les clients ou les adversaires

  • Le suivi des signatures électroniques via YOUSIGN

 

Statut non cadre

Localisation : Paris – Opéra

Rémunération proposée : +/- 50k€

Pas de télétravail

 

Profil :

 

Vous disposez de minimum 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire, êtes à l’aise dans des structures à taille humaine dans lesquelles il faut être proactif, agile intellectuellement et extrêmement rigoureux. Il convient d’être particulièrement adaptable et caméléon pour exceller dans vos missions.  Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions.

 

Vous êtes enthousiaste, curieux(se), adaptable, et force de proposition ! Vous êtes à l’aise avec tout interlocuteur interne ou externe de haut niveau et savez interagir avec intelligence et pertinence. Réactivité, anticipation, organisation et sens des priorités vous caractérisent.

Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes disponible, et maitrisez les situations stressantes. Vous avez toujours un plan A / B ou C à proposer.

Meeting

Executive Assistant/ Project Coordinator H/F

CF2252

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un cabinet d’Executive Search américain de renommée mondiale :

 

Un(e) Executive Assistant / Project Coordinator H/F auprès d’une Partner

 

Dans le cadre de ce poste vos missions sont les suivantes : 

- Vous disposez d’un véritable rôle de Coordinateur/trice pour votre Partner et son équipe :

- Responsable de l'administration du processus de recherche pour toutes les missions de recherche en équipe, vous formatez, éditez, relisez, préparez et transmettez les documents livrables aux clients.

- Assurez l’organisation de l’agenda du Partner, préparez des itinéraires de voyage pour le consultant, le client ou le candidat dans le cadre du processus de recherche.

- Soutenez l'équipe de recherche dans la gestion des comptes et les relations avec les clients, notamment en ce qui concerne les dépenses des consultants, les factures/recevables des clients et d'autres rapports financiers.

- Créez et maintenez un système efficace de gestion et de suivi des dossiers pour tous les processus de recherche

- Assurez la communication avec les clients et les candidats en planifiant et en hiérarchisant les communications par téléphone et mails.

- Vérifier les diplômes des candidats, maintenez à jour les bases de données.

Cette liste est non exhaustive.

Statut cadre

Paris 8ème

CDI

Télétravail : 1j/semaine

Anglais bilingue exigé

Rémunération  : 50k€ +/- fixe suivant profil + 10% de bonus

 

Profil :

Vous disposez de minimum  3 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers. Vous êtes bilingue anglais : natif(ve), ou bien avez passé des années à l’étranger vous ayant permis d’acquérir un excellent niveau d’anglais.

Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et montrez une grande curiosité pour les enjeux business de votre équipe.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans un contexte international. Vous êtes parfaitement bilingue en anglais et disposez d’une troisième langue idéalement. Vous êtes à l’aise dans des environnements cosmopolites exigeants et travailler dans plusieurs langues vous est facile.

Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe.

Femmes tenir par la main

Chargé(e) de Recrutement H/F

CF2253

Dans le cadre de son développement, le cabinet Execast Recruitment recherche, un(e) Chargé(e) de Recrutement, pour accompagner la fondatrice dans son quotidien.

Dans le cadre de ce poste, vos missions sont les suivantes :

  • Analyse du besoin client en lien avec la fondatrice, et mise en place d’une stratégie de sourcing adaptée à chacun des process de recrutement

  • Identifier les CV des profils adéquats pour les missions en cours sur les bases de données internes, externes, réseaux professionnels, job boards etc : maîtrise des recherches booléennes. 

  • Réaliser les qualifications téléphoniques et entretiens candidats en français et en anglais

  • Rédaction de compte rendu d’entretiens

  • Assurer tout le processus de suivi des annonces en ligne : rédaction, mise en ligne sur différents sites, actualisation, etc

  • Mise à jour dans la base de données

  • Suivi d’intégration des candidats chez les clients

  • Participation à l’organisation du cocktail dinatoire annuel du cabinet : choix du lieu, visite, choix des prestataires, communication, invitations, support lors de l’évènement.

Poste situé à Toulouse

Rémunération suivant profil

Anglais bilingue obligatoire (vous êtes capable de réaliser les entretiens en anglais, et d’évaluer leur niveau).

 

Profil recherché :

Vous avez 1 à 2 ans d’expérience dans un poste similaire, au sein d’un cabinet de recrutement.

Vous êtes fiable, organisé(e), aimez prioriser, et travailler en autonomie. A ce poste, vous rencontrerez des candidats tous les jours, il est important d’être curieux(se), enthousiaste, et d’avoir le sens du détail. Plus vous êtes curieux, plus vous posez les bonnes questions, et au plus vous récoltez des informations nécessaires au bon déroulement de vos missions. Votre sens de la confidentialité est sans pareil, et vous êtes à l’aise pour travailler dans des environnements de haut niveau. Vous êtes reconnu(e) pour votre professionnalisme, et votre sens du service client VIP.  Au sein d’une équipe, vous êtes notre rayon de soleil du lundi matin ! Vous faites circuler un bon esprit d’équipe.

Enfin, vous êtes prêt(e) à vous investir dans une société en plein développement : vous faites preuve d’initiative et de bon sens !

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