Assistant(e) de direction / Office Manager H/F

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc), recherche pour son client, une société de gestion indépendante spécialisée dans les sociétés de services valorisées entre 30 et 100 M d’€ :

 

Un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager auprès des deux co-gérants 

 

Dans cet environnement exigeant, les missions suivantes qui vous sont confiées doivent être réalisées avec la plus grande excellence :

 

• L’organisation d’agendas complexes et mouvants des deux gérants

• L’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en anglais et en français

• La préparation de voyages et déplacements en France (mensuel) et à l’international (annuel) des 2 gérants et 2 associés

• L’organisation et la préparation de réunions, conférence calls, déjeuners avec des clients institutionnels de renom

• L’organisation des événements liés aux investisseurs, notamment les assemblées générales des Fonds, les IPEMs, etc…

• La préparation des salles de réunions (service hôtelier)

• L’organisation des conditions d’accueil et de travail des investisseurs, des entrepreneurs et des conseils.

• Le support administratif et la coordination de rendez-vous avec l’équipe d’investissement

• Le traitement de sujets transverses avec la Directrice Financière

• La mise à jour de contacts sur le CRM interne

• Le traitement des frais des gérants, et des associés

• La coordination et l’organisation d’évènements internes (séminaires annuels, soirée de Noël, diners, etc)  

 

A ce rôle d’Assistant(e) de direction, s’ajoute des missions d’Office Management.

Ainsi, pour l’équipe, vous assurez :

 

• La bonne tenue des locaux générale : vous avez le souci du détail et contrôler quotidiennement l’état des locaux : propreté, offre de services à disposition : boissons, fruits, snacks et fleurs.

• La supervision des prestataires de services (société de ménage, intervenants IT, intervenant technique etc) dans le suivi des contrats en cours.

• L’approvisionnement du matériel bureautique et informatique.

• L’accueil des nouveaux collaborateurs (employés, stagiaires et prestataires réguliers) : gestion des arrivées, des accès, rencontre one/one avec l’équipe etc.

• Un déménagement dans le triangle d’or parisien sera à couvrir au dernier trimestre 2026. Vous en serez chef de projet. D’ici là, les missions d’office management seront limitées.

 

 

Cette liste de tâches n’est pas limitative.

 

CDI

Statut cadre

Paris 8ème

Rémunération 55k€/60k€ suivant profil + 20 % de bonus sur performance inviduelle

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Profil :

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Vous disposez de minimum 8 ans d'expérience dans un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers dans le secteur de la banque privée, de la finance, le Private Equity ou le conseil (stratégique ou juridique).

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives.

 

Vous êtes particulièrement proactif(ve) et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de finesse. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et délivrez à vos interlocuteurs, un service d’excellence. Vous avez l’œil sur chaque détail, rien ne vous échappe.

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À l’aise dans un environnement structuré hiérarchiquement mais agile, vous instaurez une relation de confiance avec chaque membre de l’équipe, et faites circuler un très bon esprit.

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Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans une structure en développement. Vous filtrez avec intelligence et diplomatie les sollicitations internes ou externes. Vous disposez  d’un bon niveau d’anglais à l’écrit comme à l’oral et interagissez avec aisance.

Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous êtes à l’aise dans des structures à taille humaine.

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