Bilingual Executive Assistant H/F
CF2256
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un cabinet d’Executive Search américain de renommée mondiale :
Un(e) Executive Assistant / Project Coordinator H/F auprès de 3 Principals
Dans le cadre de ce poste vos missions sont les suivantes :
- Vous disposez d’un véritable rôle de Coordinateur/trice pour vos 3 Principals
- Responsable de l'administration du processus de recherche pour toutes les missions de recherche en équipe, vous formatez, éditez, relisez, préparez et transmettez les documents livrables aux clients.
- Assurez l’organisation de l’agenda de vos Principals, préparez des itinéraires de voyage pour le consultant, le client ou le candidat dans le cadre du processus de recherche.
- Soutenez l'équipe de recherche dans la gestion des comptes et les relations avec les clients, notamment en ce qui concerne les dépenses des consultants, les factures/recevables des clients et d'autres rapports financiers.
- Créez et maintenez un système efficace de gestion et de suivi des dossiers pour tous les processus de recherche
- Assurez la communication avec les clients et les candidats en planifiant et en hiérarchisant les communications par téléphone et mails.
- Vérifier les diplômes des candidats, maintenez à jour les bases de données.
Cette liste est non exhaustive.
Statut cadre
Paris 8ème
CDI
Télétravail : 1j/semaine
Anglais bilingue exigé
Rémunération : 50k€ +/- fixe suivant profil + 10% de bonus
Profil :
Vous disposez de minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers. Vous êtes bilingue anglais : natif(ve), ou bien avez passé des années à l’étranger vous ayant permis d’acquérir un excellent niveau d’anglais.
Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et montrez une grande curiosité pour les enjeux business de votre équipe.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans un contexte international. Vous êtes parfaitement bilingue en anglais et disposez d’une troisième langue idéalement. Vous êtes à l’aise dans des environnements cosmopolites exigeants et travailler dans plusieurs langues vous est facile.
Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe.
Executive Assistant to one Global Group General Manager M/F
CF2246
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un grand groupe international :
Un(e) Executive Assistant pour un Global General Manager du Groupe H/F
Dans le cadre de ce poste, sur un scope Worldwide, vos missions sont les suivantes :
- L’assistanat pour le Global GM : organisation d'agenda complexe et mouvant (rôle d’anticipation et d’alerte), gestion des déplacements et voyages, préparation des RDV et réunions, réunions de service, documents spécifiques, conférences et réunions internationales ; appels, saisie des notes de frais, commandes de fournitures…
- La coordination de projets, le contrôle et relais d’information pour le Global GM, vous êtes ses yeux et ses oreilles, et traitez les informations avec confidentialité et intelligence.
- L’organisation d’évènements d’équipe en toute autonomie : agenda, prestataires, budget etc
- La gestion des projets d’équipes pour tout ou partie, lien avec les prestataires externes, coordination des avancées suivant les projets internes ou externes.
- L’établissement de reportings, mise en œuvre des tâches administratives propres au domaine d’activité, suivis des bons de commande, contrôle du budget, et facturation
- Le support dans la gestion d’agenda pour 2 ou 3 Managers de l’équipe de manière ponctuelle.
L’équipe étant cosmopolite, la langue de travail est l’anglais.
Rémunération 65k€ fixe + PI
Statut non cadre
2j de télétravail par semaine
Profil :
Vous disposez de minimum 10 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction internationale : grâce à votre expérience, vous êtes à l’aise sur les outils, process, réseau et principaux interlocuteurs. Vous êtes à l’aise dans les environnements cosmopolites, vous avez un mindset international. Vous disposez d’une grande agilité pour traiter plusieurs sujets à la fois dans une équipe grandissante, et d’un sens des priorités notable.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Proche des équipes, vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes flexible et particulièrement proactif(ve).
Assistant(e) de Direction VP Global HR Corporate & Engagement
CF2243
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un grand groupe international :
Un(e) Assistant(e) de Direction pour la VP Global HR Corporate & Engagement
Dans le cadre de ce poste, sur un scope worldwide, vos missions sont les suivantes :
- L’assistanat pour la VP Global HR : organisation d'agenda complexe et mouvant (rôle d’anticipation et d’alerte), gestion des déplacements et voyages, préparation des RDV et réunions, création et suivi du calendrier RH annuel (organisation, prise de RDV et suivi des entretiens individuels, etc).
- La coordination de projets RH et évènements : listes de collaborateurs, collecte d’organigrammes (par zones, divisions, métiers etc) ; suivi de la vie de l’équipe RH (congés, anniversaires, off-site, remote, etc); organisation de séminaires etc.
- L’accueil des nouveaux arrivants en lien avec les Assistantes Corporate Affairs & Engagement, apporter un support back-office Learning
- Le suivi du budget et de la facturation (édition, suivi, reporting et alerte, le traitement des notes de frais.
- La communication et remontée d’informations auprès des équipes et de la VP Global HR. Rôle transversal.
L’équipe étant cosmopolite, la langue de travail est l’anglais.
Rémunération 60k€ fixe + PI
Statut non cadre
2j de télétravail par semaine
Profil :
Vous disposez de minimum 8 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction Ressources Humaines idéalement : grâce à votre expérience, vous êtes à l’aise sur les outils RH, process, réseau et principaux interlocuteurs. Vous avez un fort intérêt pour le domaine RH et l’assistanat. Vous êtes à l’aise dans les environnements cosmopolites, vous avez un mindset international. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Proche des équipes, vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes flexible, et êtes doté(e) d’une « can do » attitude.
Assistant(e) de Direction Equipe RH Europe H/F
POSTE POURVU - CF2245
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, une maison de luxe de renom :
Un(e) Assistant(e) de Direction pour l’équipe RH Europe HF
Dans le cadre de ce poste, vos missions sont les suivantes :
- L’assistanat de la HR Manager Europe : organisation d'agenda complexe et mouvant (rôle d’anticipation et d’alerte), gestion des déplacements et voyages, préparation des RDV et réunions, suivis de projets etc
- Le support aux Managers de pôle : gestion d’agendas, organisation et préparation de réunions, des déplacements et voyages individuels ou collectifs de l’équipe.
- Le suivi du budget du département : facturation, provision, contrats de prestation en lien étroit avec la finance.
- La coordination des COPIL de l’équipe : ordre du jour / compte rendu.
- La participation à l’organisation d’évènements RH ou séminaires, leur coordination et la logistique associée.
- L’accueil qualitatif et personnalisé de prestataires internes ou externes (candidats, formateurs, prestataires etc).
CDD 12 mois pouvant se transformer en CDI à compter de janvier 2024
Rémunération 60/65k€ fixe + bonus
Statut cadre
2j de télétravail par semaine
Profil :
Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction Ressources Humaines Europe ou globale idéalement. Vous avez un intérêt pour le domaine RH et l’assistanat. Vous êtes à l’aise dans les environnements cosmopolites. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Proche des équipes, vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes flexible, doté(e) d’une « can do » attitude et savez créer de la proximité dans une équipe, vous êtes le « liant » naturel et indispensable !
Assistant(e) d'Equipe H/F
POSTE POURVU - CF2251
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un cabinet d’avocats à taille humaine :
Un(e) Assistant(e) d’équipe H/F
Au sein d'une petite équipe de presque 10 personnes, dans un environnement exigeant mais bienveillant et humain, sous la responsabilité de l’avocat fondateur, vous assurez :
Des missions d’assistanat général :
-
L’accueil physique et téléphonique, le suivi du courrier et des livraisons etc
-
La gestion du courrier postal, mails entrants etc
-
Le suivi des fournitures et de l’intendance
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L’interface avec les prestataire non juridiques : informaticien, expert-comptable, société de nettoyage, fournisseurs etc.
-
La gestion de l’agenda : rdv, audiences, mises en état par POLY OFFICE et OUTLOOK
-
La rédaction de courriers, transcription de comptes-rendus oraux
-
Le suivi de la facturation clients, enregistrement des règlements dans le logiciel interne et envoie des états comptables au cabinet externe ; le suivi des notes de frais et factures fournisseurs
Des missions d’assistanat juridiques :
-
L’ouverture des dossiers et rédaction des conventions d’honoraires
-
Le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers
-
La préparation des communications de pièces, dossiers de plaidoirie
-
Le suivi des fournisseurs juridiques : commissaires de justice, postulants, greffes, experts
-
La rédaction d’actes simples (Constitutions, significations, Mises en demeure, etc.)
-
La gestion de la clé RPVA (Réseau Privé Virtuel des Avocats qui permet des relations sécurisées entre le cabinet et les juridictions),
-
La gestion du compte CARPA (Caisse de Règlements Pécuniaires des Avocats) qui permet la gestion des fonds déposés par les clients ou les adversaires
-
Le suivi des signatures électroniques via YOUSIGN
Statut non cadre
Localisation : Paris – Opéra
Rémunération proposée : +/- 50k€
Pas de télétravail
Profil :
Vous disposez de minimum 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire, êtes à l’aise dans des structures à taille humaine dans lesquelles il faut être proactif, agile intellectuellement et extrêmement rigoureux. Il convient d’être particulièrement adaptable et caméléon pour exceller dans vos missions. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions.
Vous êtes enthousiaste, curieux(se), adaptable, et force de proposition ! Vous êtes à l’aise avec tout interlocuteur interne ou externe de haut niveau et savez interagir avec intelligence et pertinence. Réactivité, anticipation, organisation et sens des priorités vous caractérisent.
Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes disponible, et maitrisez les situations stressantes. Vous avez toujours un plan A / B ou C à proposer.
Executive Assistant/ Project Coordinator H/F
CF2252
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un cabinet d’Executive Search américain de renommée mondiale :
Un(e) Executive Assistant / Project Coordinator H/F auprès d’une Partner
Dans le cadre de ce poste vos missions sont les suivantes :
- Vous disposez d’un véritable rôle de Coordinateur/trice pour votre Partner et son équipe :
- Responsable de l'administration du processus de recherche pour toutes les missions de recherche en équipe, vous formatez, éditez, relisez, préparez et transmettez les documents livrables aux clients.
- Assurez l’organisation de l’agenda du Partner, préparez des itinéraires de voyage pour le consultant, le client ou le candidat dans le cadre du processus de recherche.
- Soutenez l'équipe de recherche dans la gestion des comptes et les relations avec les clients, notamment en ce qui concerne les dépenses des consultants, les factures/recevables des clients et d'autres rapports financiers.
- Créez et maintenez un système efficace de gestion et de suivi des dossiers pour tous les processus de recherche
- Assurez la communication avec les clients et les candidats en planifiant et en hiérarchisant les communications par téléphone et mails.
- Vérifier les diplômes des candidats, maintenez à jour les bases de données.
Cette liste est non exhaustive.
Statut cadre
Paris 8ème
CDI
Télétravail : 1j/semaine
Anglais bilingue exigé
Rémunération : 50k€ +/- fixe suivant profil + 10% de bonus
Profil :
Vous disposez de minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers. Vous êtes bilingue anglais : natif(ve), ou bien avez passé des années à l’étranger vous ayant permis d’acquérir un excellent niveau d’anglais.
Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et montrez une grande curiosité pour les enjeux business de votre équipe.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans un contexte international. Vous êtes parfaitement bilingue en anglais et disposez d’une troisième langue idéalement. Vous êtes à l’aise dans des environnements cosmopolites exigeants et travailler dans plusieurs langues vous est facile.
Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe.
Chargé(e) de Recrutement H/F
CF2253
Dans le cadre de son développement, le cabinet Execast Recruitment recherche, un(e) Chargé(e) de Recrutement, pour accompagner la fondatrice dans son quotidien.
Dans le cadre de ce poste, vos missions sont les suivantes :
-
Analyse du besoin client en lien avec la fondatrice, et mise en place d’une stratégie de sourcing adaptée à chacun des process de recrutement
-
Identifier les CV des profils adéquats pour les missions en cours sur les bases de données internes, externes, réseaux professionnels, job boards etc : maîtrise des recherches booléennes.
-
Réaliser les qualifications téléphoniques et entretiens candidats en français et en anglais
-
Rédaction de compte rendu d’entretiens
-
Assurer tout le processus de suivi des annonces en ligne : rédaction, mise en ligne sur différents sites, actualisation, etc
-
Mise à jour dans la base de données
-
Suivi d’intégration des candidats chez les clients
-
Participation à l’organisation du cocktail dinatoire annuel du cabinet : choix du lieu, visite, choix des prestataires, communication, invitations, support lors de l’évènement.
Poste situé à Toulouse
Rémunération suivant profil
Anglais bilingue obligatoire (vous êtes capable de réaliser les entretiens en anglais, et d’évaluer leur niveau).
Profil recherché :
Vous avez 1 à 2 ans d’expérience dans un poste similaire, au sein d’un cabinet de recrutement.
Vous êtes fiable, organisé(e), aimez prioriser, et travailler en autonomie. A ce poste, vous rencontrerez des candidats tous les jours, il est important d’être curieux(se), enthousiaste, et d’avoir le sens du détail. Plus vous êtes curieux, plus vous posez les bonnes questions, et au plus vous récoltez des informations nécessaires au bon déroulement de vos missions. Votre sens de la confidentialité est sans pareil, et vous êtes à l’aise pour travailler dans des environnements de haut niveau. Vous êtes reconnu(e) pour votre professionnalisme, et votre sens du service client VIP. Au sein d’une équipe, vous êtes notre rayon de soleil du lundi matin ! Vous faites circuler un bon esprit d’équipe.
Enfin, vous êtes prêt(e) à vous investir dans une société en plein développement : vous faites preuve d’initiative et de bon sens !