Assistant(e) du Président H/F

CF2238

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un cabinet de conseil en recrutement pour les cadres dirigeants :

Un(e) Assistant(e) du Président H/F

A ce poste, vous êtes rattaché(e) au Président et assistez également un Consultant.

Les missions proposées sont les suivantes :

La gestion d'Assistanat classique: suivi d’agenda complexe et mouvant, préparation des déplacements (vols, hôtels, taxis), organisation de rendez-vous clients, organisation d’entretiens candidats, rendez-vous et déjeuners d’affaires, la mise à jour de documents et de contacts, le traitement des notes de frais, etc.
Le suivi de l’activité de production des consultants : préparation et relectures de documents, préparation de dossiers de shortlist, tenue de tableaux de bord et suivis d’indicateurs internes, etc.
L’accueil physique et téléphonique des clients et candidats. Coordination et suivi de dossiers avec les autres Assistantes de direction du bureau et celles des autres bureaux en France.

Statut cadre

Paris 2ème

Télétravail : 1j/semaine

Profil :

Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers et connaissez idéalement les marchés publics.

Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et montrez une grande curiosité pour les enjeux business de votre équipe.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes à l’aise dans des structures de taille moyenne.

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Recruitment: Emplois

Assistant(e) de direction VP Global Public Affairs H/F

CF2244

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un grand groupe international, leader sur son marché :

Un(e) Assistant(e) de Direction pour la VP Global Public Affairs HF

Dans le cadre de ce poste, sur un scope worldwide, vos missions sont les suivantes :

- L’assistanat pour la VP Global : organisation d'agenda complexe et mouvant (rôle d’anticipation et d’alerte), gestion des déplacements et voyages, préparation des RDV et réunions internes avec le COMEX Groupe, rdv externes, correspondance protocolaire, prise de notes, coordination et présentation de documents de synthèse etc. Notes de frais.

- La coordination de l’équipe : déplacements et voyages, organisation de réunions internes, préparation et mise à jour des données chiffrées du budget du service.

- L’accueil des nouveaux arrivants (onbording complet) , organisation de séminaires d’équipes, , apporter un support back-office Learning

- Le support et la coordination pour les projets et évènements suivants : compilations de données Groupe pour l’Assemblée Générale annuelle : chiffre d’affaires, emploi, bilan social, éthique, production , recherche , fiscalité, mécénat. Préparation de la rencontre annuelle à Davos avec les membres de l’équipe : (feuille de route minutée, dossiers pour le Comex, logistique, interactions avec le WEF, )

- Support à la Déclaration des activités de représentations d’intérêts (HATVP- Haute Autorité de la Transparence de la vie Publique)

- Coordination & préparation des visites des délégations officielles diverses

- Organisation d’évènements Institutionnels

- Interface avec les interlocuteurs externes de haut niveau de l’Administration publique : Présidence de La République, Cabinets ministériels, Ambassades, Députés, relation avec les instances publiques , politiques ou privées.

Rémunération 60k€/65k€ fixe + PI (significatif)

Statut non cadre

2j de télétravail par semaine

Profil :

Vous disposez de minimum 8 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction Affaires publiques ou Communication extérieure sur un scope monde : grâce à votre expérience, vous êtes à l’aise dans des environnements de haut niveau, vous connaissez les codes protocolaires. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. A ce poste, la langue de travail est l'anglais, il convient impérativement d'être à très à l'aise dans cette langue.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Proche des équipes, vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes flexible, et êtes doté(e) d’une « can do » attitude.

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Recruitment: Emplois

Assistant(e) de Direction VP Global HR Corporate & Engagement

CF2243

Un(e) Assistant(e) de Direction pour la VP Global HR Corporate & Engagement

Dans le cadre de ce poste, sur un scope worldwide, vos missions sont les suivantes :

- L’assistanat pour la VP Global HR : organisation d'agenda complexe et mouvant (rôle d’anticipation et d’alerte), gestion des déplacements et voyages, préparation des RDV et réunions, création et suivi du calendrier RH annuel (organisation, prise de RDV et suivi des entretiens individuels, etc).

- La coordination de projets RH et évènements : listes de collaborateurs, collecte d’organigrammes (par zones, divisions, métiers etc) ; suivi de la vie de l’équipe RH (congés, anniversaires, off-site, remote, etc); organisation de séminaires etc.

- L’accueil des nouveaux arrivants en lien avec les Assistantes Corporate Affairs & Engagement, apporter un support back-office Learning

- Le suivi du budget et de la facturation (édition, suivi, reporting et alerte, le traitement des notes de frais.

- La communication et remontée d’informations auprès des équipes et de la VP Global HR. Rôle transversal.

L’équipe étant cosmopolite, la langue de travail est l’anglais.

Rémunération 65k€ fixe + PI

Statut non cadre

2j de télétravail par semaine

Profil :

Vous disposez de minimum 8 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction Ressources Humaines idéalement : grâce à votre expérience, vous êtes à l’aise sur les outils RH, process, réseau et principaux interlocuteurs. Vous avez un fort intérêt pour le domaine RH et l’assistanat. Vous êtes à l’aise dans les environnements cosmopolites, vous avez un mindset international. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable.

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Recruitment: Emplois

Assistant(e) de Directrice Générale Internationale H/F

CF2214

Un(e) Assistant(e) de Direction auprès de la Directrice Générale Internationale d’une marque du Groupe

Dans le cadre de ce poste de très haut niveau, vos missions sont les suivantes :

- La gestion d'Assistanat classique pour la Directrice Générale : organisation d'agenda complexe et mouvant, gestion des déplacements et voyages, etc

- L’organisation et préparation de réunions, comités de direction, rédaction d’ordres du jour et comptes rendus en anglais

- La mise à jour des dossiers en cours sur Onedrive ou Teams

- La coordination quotidienne du bureau de la Directrice Générale avec les parties prenantes internes (Assistantes pays / zone / comex) et externes (Agences de Pubs etc)

- L’organisation d’évènements worldwide : conférences, visites, soirées et évènements d’équipes

- La préparation d’interviews, déjeuners, diners, soirées du monde de l’art. Ponctuellement, vous accompagnez la Directrice Générale à certains évènements.

- Le suivi du budget et de la facturation. Traitement des notes de frais.

- La communication d’informations auprès des équipes.

- Le suivi de projet sur des missions métiers suivant vos appétences

Profil :

Vous disposez de minimum 8 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction Générale ou membre Comex et êtes particulièrement à l'aise dans des environnements cosmopolites. Vous avez un mindset international. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes disponible, et maitrisez les situations stressantes. Enfin, votre anglais est courant à l'écrit comme à l'oral, et le Pack Office n'a plus de secret pour vous.

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Recruitment: Emplois

Recruitment: Emplois

Assistant(e) de Direction H/F

CF2229

Un(e) Assistant(e) de Direction auprès de la Directrice Marketing International d’une marque du groupe

Dans le cadre de ce poste vos missions sont les suivantes :

- La gestion d'Assistanat classique pour la directrice : organisation d'agenda complexe et mouvant, gestion des déplacements et voyages, notes de frais, suivi du courrier, etc

- L’organisation et préparation de réunions, mise à jours de documents

- Coordination de service : commande de fournitures pour le service, organisation de réunions dans différentes zones, organisation de conférences internationales, coordination d’évènements internationaux

- L’organisation d’évènements worldwide : conférences, visites, soirées et évènements d’équipes, vous êtes le Hapiness Officer de l’équipe

- Le suivi du budget et de la facturation

- La communication d’informations auprès des équipes internationales

- Constituer et mettre à jour des dossiers de présentation avec les données marketing actualisées

- Coordonner l’arrivée de nouveaux collaborateurs (demandes informatiques et téléphonie, etc)

- Communiquer avec les prestataires de services externes (études de marché, agence de publicité, agence d’achat d’espace publicitaire, etc.).

- Faire circuler au sein du service les informations marketing (magazines, fichiers, etc.).

- Participer à la veille concurrentielle (achat de produits concurrents, coupures de presse, etc.).

- Mettre à jour et suivre la liste de diffusion des contacts (pays, zones et de la DMI) pour toutes communications globales DMI

CDI
Statut non cadre

Rémunération proposée: 40/45k€ + PI (très avantageux)

Profil :

Vous disposez de minimum 8 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction marketing ou communication. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes disponible, et maitrisez les situations stressantes. Enfin, votre anglais est courant à l'écrit comme à l'oral, et le Pack Office n'a plus de secret pour vous.

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