Assistant(e) d'équipe Relations Investisseurs H/F

CF2267

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un fonds d'investissement, leader du Private Equity en Europe :

Un(e) Assistant(e) d'équipe Relations Investisseurs H/F

Au sein de l'équipe Relations Investisseurs, vous accompagnez le MD de l'équipe et ses collaborateurs dans leur quotidien :

Pour le Managing Director et l'équipe relations Investisseurs : gestion intelligente et proactive de l'agenda, des déplacements en France comme à l'étranger, réservations restaurants, taxis, hôtels, etc.
En période de levée de fonds : coordination avec l'ensemble des parties prenantes internes et externes pour l'organisation des RDV, déplacements etc.
Organisation des salons et conférences annuelles, en coordination avec l'équipe communication pour les supports, goodies, préparation du stand.
Organisation de séminaires, déjeuners, dîners investisseurs, tables rondes : commandes traiteurs et champagne etc.
Préparation de documents en français et anglais
Mise à jour de supports marketing, présentations
Impressions et reliures de documents
Suivi des contrats dans le CRM

Poste : en CDI à pourvoir dès que possible

Rémunération 45k€ fixe + bonus (intéressement + bonus performance)

Localisation : Paris

Profil :

Vous disposez d’au minimum 2 ans d'expérience dans un poste similaire. en assistanat d'équipe en environnement exigeant. Vous êtes titulaire au minimum d'un diplôme Bac+2. Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre rigueur et votre polyvalence. Le sens du service client fait de vous une personne proactive, avec le sens du détail, qui mesure l'intérêt collectif avant tout. Vous montrez votre esprit d'équipe, votre fiabilité et intelligence situationnelle en toute circonstance. La confidentialité et votre implication quotidienne vous démarque. Vous avez d'excellentes capacités de communication écrite et orale en français, y compris en orthographe. Vous faites circuler un esprit positif, convivial et professionnel avec les différentes parties prenantes de la société.

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Assistant(e) Administratif et commercial H/F

CF2274

Un(e) Assistant(e) administratif et commercial H/F

En collaboration avec les associés, directeurs et family officers, vous serez au cœur du suivi administratif et de la gestion financière de nos clients. Vous participerez activement à la coordination des projets internes et à la vie quotidienne de notre entreprise.

Dans le cadre de ce poste, voici les missions qui vous sont confiées :

Le suivi et la consolidation des données financières des clients.
La coordination avec les conseils et intervenants externes.
La gestion administrative et le suivi budgétaire personnel des clients.
L’accueil téléphonique et physique, organisation des agendas et des déplacements pour 1 à 2 Managers.
La participation à la production de documents marketing et gestion des archives.

Poste en CDI

Localisation : Paris 8ème

Horaires : 9h-18h avec une permanence hebdomadaire jusqu’à 19h.

Rémunération : en fonction du profil +/- 45 000 € + variable de 10 %.

Congés : 5 semaines légales + 2 semaines de RTT.

Profil :

Vous disposez d’au minimum 4 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire (expérience dans un milieu financier appréciable : banque privée, family office ou conseil en gestion de patrimoine par exemple). Vous êtes titulaire au minimum d'un diplôme Bac+2 et maitrisez l’anglais (à l’écrit comme à l’oral). Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre rigueur et votre polyvalence. Le sens du service client fait de vous une personne proactive, avec le sens du détail, qui mesure l'intérêt collectif avant tout. Vous montrez votre esprit d'équipe, votre fiabilité et intelligence situationnelle en toute circonstance. La confidentialité et votre implication quotidienne vous démarque. Vous avez d'excellentes capacités de communication écrite et orale en français, y compris en orthographe. Vous faites circuler un esprit positif, convivial et professionnel avec les différentes parties prenantes de la société.

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Assistant(e) de Direction Générale

CF2273

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, une Fédération nationale pour le développement de l’économie locale :

Un(e) Assistant(e) de Direction auprès du Directeur Général France

Dans le cadre de ce poste vos missions sont les suivantes :

- La gestion d'Assistanat classique pour le Directeur Général France : organisation d'agenda complexe et mouvant, gestion des déplacements et voyages, organisation et préparation de réunions, préparation des conseils d’administration (convocations, PV, ordres du jour), traitement des notes de frais etc.

- L’assistanat, ponctuel, du Directeur Financier : organisation de réunions, et déplacements principalement.

- L’organisation d’évènements (forums, ou formations) à Paris

- Le suivi du parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs : planification, demandes informatiques et téléphoniques etc.

- Le suivi des commandes de matériel de bureau et fournitures suivant les besoins ; le contrôle de la bonne tenue des salles de réunions, gestion du planning des salles.

- La gestion des relations fournisseurs

CDI

Paris 9ème

Rémunération 35k€

Profil :

Vous disposez de minimum 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire, et êtes particulièrement à l'aise dans des petites structures, où l’autonomie et la prise d’initiative est attendue. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Vous aimez travaillez en équipe,

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions.

Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre souci du détails, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes de la Fédération. Vous maitrisez le Pack Office. La maitrise de l’anglais n’est pas nécessaire à ce poste.

En rejoignant l’équipe déjà en place, vous souhaitez donner du sens à votre quotidien !

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Executive Assistant bilingue H/F

POSTE POURVU - CF2265

Un(e) Executive Assistant bilingue H/F

Dans le cadre de ce poste, sur un scope monde, vous assistez un Global Managing Director natif d’une division du groupe.

Pour ce rôle, vous collaborez en relation proche avec la Chef de Cabinet du Global MD.
Ainsi, vos missions sont les suivantes : 

- L’assistanat pour le MD : organisation d'agenda complexe et mouvant (rôle d’anticipation et d’alerte), gestion des déplacements et voyages, préparation des RDV et réunions, réunions de service, documents spécifiques, conférences et réunions internationales ; appels, saisie des notes de frais et les déclarations de dépenses selon les besoins

- La coordination de projets, le contrôle et relais d’information pour le MD, vous êtes ses yeux et ses oreilles, et traitez les informations avec confidentialité et intelligence

- L’assistance ponctuelle sur des projets et événements internes et externes clés tels que Vivatech etc

- La gestion des projets d’équipes en organisant des réunions générales et des points de contact avec le MD

Le Managing Director étant de langue maternelle anglaise, et non francophone, il est impératif de maitriser l’anglais écrit et oral pour performer dans ce poste.

Poste CDI 

2j de télétravail par semaine

Profil :

Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction générale internationale. Vous maitrisez les codes d’environnements de haut niveau. En contact direct avec les membres Comex Groupe, vous anticipez les besoins de votre MD avec brio. Plus rien n’a de secret pour vous : vous maitriser l’Assistanat de haut vol. Grâce à votre expérience, vous êtes à l’aise sur les outils, process, réseau et principaux interlocuteurs. Vous aimez dans les environnements cosmopolites et avez un mindset international dans votre travail.  Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Vous êtes capable de travailler sous pression et dans des situations stressantes tout en maintenant des normes élevées.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Proche des équipes, vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes flexible, et êtes doté(e) d’une « can do » attitude.

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Executive Assistant to Global VP of HR H/F

POSTE POURVU - CF2261

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un grand groupe de cosmétiques :

Un(e) Executive Assistant to Global VP of HR H/F

Organiser et leader le planning de la VP
Anticipation, gestion et optimisation de l’agenda du manager en toute confidentialité
Anticipation, préparation et gestion de l’agenda des grandes réunions transversales
Traiter et diffuser les informations auprès du comité de Direction et de l’ensemble des équipes
Préparation des voyages et déplacements (Visa, transports, hôtels, navettes, …)
Gestion des notes de frais
Coordination active à l’organisation des WWM (deadlines, coordination avec le CO DIR, planning coach/ répétitions ..)
Participation active sur les différents évènements de service
Animer les moments de vie de l’équipe
Organisation et coordination de séminaires par an (un Comité de Direction, un de l’équipe globale)
Accueil des collaborateurs, parcours d’intégration
Anticipation et gestion des réunions et des évènements équipe (planification, réservation)
Gérer le budget Direction Générale
Saisir et suivre la facturation (+ notes de frais manager)
Gestion autonome du budget
Gestion autonome du budget évènements et voyages de la VP

Localisation : Paris

Rémunération proposée : +/- 70k€

Langue de travail : anglais

Profil :

Vous disposez de minimum 15 ans d'expérience sur un poste similaire, êtes à l’aise dans des groupes matriciels dans lesquels il faut être proactif, agile intellectuellement et extrêmement rigoureux. Il convient d’être particulièrement adaptable et caméléon pour exceller dans vos missions. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions.

Vous êtes enthousiaste, curieux(se), adaptable, et force de proposition ! Vous êtes à l’aise avec tout interlocuteur interne ou externe de haut niveau et savez interagir avec intelligence et pertinence. Réactivité, anticipation, organisation et sens des priorités vous caractérisent.

Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes disponible, et maitrisez les situations stressantes. Vous avez toujours un plan A / B ou C à proposer.

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Executive Assistant/ Project Coordinator H/F

POSTE POURVU - CF2268

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un cabinet d’Executive Search de renommée mondiale :

Un(e) Executive Assistant / Project Coordinator H/F auprès d’une Partner britannique

Dans le cadre de ce poste vos missions sont les suivantes :

- Vous disposez d’un véritable rôle de Coordinateur/trice pour votre Partner et son équipe :

- Responsable de l'administration du processus de recherche pour toutes les missions de recherche en équipe, vous formatez, éditez, relisez, préparez et transmettez les documents livrables aux clients.

- Assurez l’organisation de l’agenda du Partner, préparez des itinéraires de voyage pour le consultant, le client ou le candidat dans le cadre du processus de recherche.

- Soutenez l'équipe de recherche dans la gestion des comptes et les relations avec les clients, notamment en ce qui concerne les dépenses des consultants, les factures/recevables des clients et d'autres rapports financiers.

- Créez et maintenez un système efficace de gestion et de suivi des dossiers pour tous les processus de recherche

- Assurez la communication avec les clients et les candidats en planifiant et en hiérarchisant les communications par téléphone et mails.

- Vérifier les diplômes des candidats, maintenez à jour les bases de données.

Cette liste est non exhaustive.

Statut cadre

Paris 8ème

CDI

Télétravail : 2j/semaine

Anglais bilingue exigé

Rémunération : 50k€ +/- fixe suivant profil + 10% de bonus

Profil :

Vous disposez de minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers. Vous êtes bilingue anglais : natif(ve), ou bien avez passé des années à l’étranger vous ayant permis d’acquérir un excellent niveau d’anglais.

Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et montrez une grande curiosité pour les enjeux business de votre équipe.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans un contexte international. Vous êtes parfaitement bilingue en anglais et disposez d’une troisième langue idéalement. Vous êtes à l’aise dans des environnements cosmopolites exigeants et travailler dans plusieurs langues vous est facile.

Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe.

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Chargé(e) de Recrutement H/F

CF2253

Dans le cadre de son développement, le cabinet Execast Recruitment recherche, un(e) Chargé(e) de Recrutement, pour accompagner la fondatrice dans son quotidien.

Dans le cadre de ce poste, vos missions sont les suivantes :

Analyse du besoin client en lien avec la fondatrice, et mise en place d’une stratégie de sourcing adaptée à chacun des process de recrutement
Identifier les CV des profils adéquats pour les missions en cours sur les bases de données internes, externes, réseaux professionnels, job boards etc : maîtrise des recherches booléennes.
Réaliser les qualifications téléphoniques et entretiens candidats en français et en anglais
Rédaction de compte rendu d’entretiens
Assurer tout le processus de suivi des annonces en ligne : rédaction, mise en ligne sur différents sites, actualisation, etc
Mise à jour dans la base de données
Suivi d’intégration des candidats chez les clients
Participation à l’organisation du cocktail dinatoire annuel du cabinet : choix du lieu, visite, choix des prestataires, communication, invitations, support lors de l’évènement.

Poste situé à Toulouse

Rémunération suivant profil

Anglais bilingue obligatoire (vous êtes capable de réaliser les entretiens en anglais, et d’évaluer leur niveau).

Profil recherché :

Vous avez 1 à 2 ans d’expérience dans un poste similaire, au sein d’un cabinet de recrutement.

Vous êtes fiable, organisé(e), aimez prioriser, et travailler en autonomie. A ce poste, vous rencontrerez des candidats tous les jours, il est important d’être curieux(se), enthousiaste, et d’avoir le sens du détail. Plus vous êtes curieux, plus vous posez les bonnes questions, et au plus vous récoltez des informations nécessaires au bon déroulement de vos missions. Votre sens de la confidentialité est sans pareil, et vous êtes à l’aise pour travailler dans des environnements de haut niveau. Vous êtes reconnu(e) pour votre professionnalisme, et votre sens du service client VIP. Au sein d’une équipe, vous êtes notre rayon de soleil du lundi matin ! Vous faites circuler un bon esprit d’équipe.

Enfin, vous êtes prêt(e) à vous investir dans une société en plein développement : vous faites preuve d’initiative et de bon sens !

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