Assistant(e) de direction / Office Manager H/F

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un family office international, dont le siège est basé à l’étranger :

Un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager H/F

Dans le cadre de la création du bureau de Paris, en coordination avec vos deux homologues situés à l’étranger, vous assurez les missions suivantes :

• Coordination des agendas du CEO, COO et DRH 

• Organisation des réunions, rendez-vous avec les parties prenantes internes et externes (consultants externes)

• Coordination avec les équipes « Operations », « Growth » et « Future Proof Heritage Real Estate » sur différents projets internes et externes

• Organisation des déplacements professionnels des dirigeants

• Réservation et coordination de l’utilisation des salles de réunion

• Organisation des événements et conférences thématiques

• Commande et suivi du matériel de bureau, gestion de l’inventaire mobilier et informatique

• Suivi des fournisseurs et résolution des éventuels problèmes techniques

Vous êtes le contact principal pour le suivi des projets immobiliers localisés à Paris en lien avec l’équipe Real Estate. Vous coordonnez les intervenants des chantiers ainsi que les autorités françaises impliquées dans la rénovation de bâtiments historiques.

Dans le cadre du développement du Family Office à Paris, vous êtes le point de contact permanent du bureau et contribuez au développement du réseau du Family Office à Paris, en organisant des évènements thématiques (technologiques, patrimoniaux etc) sous forme de conférence ou rencontres conviviales (cocktails etc) six fois par an environ.

Enfin, vous assurez la logistique du bureau parisien (fournitures de bureau, déplacements, etc), la coordination avec les prestataires et l’accueil des nouveaux collaborateurs.

Cette liste de tâches n’est pas limitative.

Pour ce poste la langue de travail est l’anglais. Une maitrise bilingue est nécessaire.

Profil :

Vous disposez de minimum 10 à 15 ans d'expérience sur un poste similaire Executive Assistant / Office Manager dans un Family Office ou auprès d’hommes ou femmes d’affaires.

Vous êtes reconnu(e) pour votre grande discrétion avant toute chose. Votre excellence et fiabilité dans      le travail est notable ainsi que votre grande adaptabilité. Le bureau de Paris étant en création, nous cherchons un profil souple, qui comprenne les enjeux. Votre aisance relationnelle et votre capacité à interagir avec la direction et les équipes ;

Excellentes compétences d’organisation, esprit d’équipe et polyvalence dans une structure en croissance. Expérimenté(e), vous savez travailler en toute autonomie, pour assurer un service 5* à vos dirigeants.  

Vous aimez être le point pivot d’un bureau à taille humaine, qui accompagne ses dirigeants sur des sujets d’investissement très variés. Vous êtes humble, proactif(ve), rigoureux (se) , soucieux(se) des détails. Doté(e) d’un excellent esprit d’équipe, vous savez travailler avec plusieurs Assistant(e)s afin d’assurer la coordination fluide d’événements et de réunions impliquant les membres de différentes équipes.

Fort(e) d’expériences réussies dans le secteur financier vous maîtrisez les codes et les exigences propres à cet environnement, et savez évoluer avec aisance dans un contexte international et rigoureux.

En plus de l’anglais et du français une troisième langue comme l’allemand ou l’italien serait un véritable atout pour votre candidature. Enfin, votre aisance avec les outils bureautiques et numériques, vous permettent de répondre avec efficacité et rapidité aux requêtes.