EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc), recherche pour son client, société internationale de gestion d'actifs immobiliers à taille humaine, un(e) Office Manager H/F.

​L'équipe composée de moins de 10 personnes au sein du bureau de Paris, se distingue par son agilité, son exigence et sa proximité avec ses partenaires. Véritable pilier de l'organisation, vous assurez le bon fonctionnement quotidien du bureau et intervenez sur un périmètre large en lien direct avec la direction. 

Dans ce contexte, voici les missions qui vous sont confiées : 

1 / Office management & coordination juridique :Gestion et suivis des contrats fournisseurs, services généraux, prestataires de services : contrôle de la bonne tenue du bureau, suivi et commande des consommables.Contact principal des interlocuteurs externesCoordination des réunions Préparation des Assemblées Générales : compilation des supports et documentations, envoie des convocations, PV et ODJ, relecture et mise en page.L’accueil des nouveaux collaborateurs (employés, stagiaires et prestataires réguliers) : gestion des arrivées, des accès, matériel IT etc.La coordination et l’organisation d’évènements internes (séminaires annuels, soirée de Noël, diners, etc)  ​

2 / Gestion administrative et financière :Suivi de la facturationMis en paiement et suivi des cycles de règlementsTransmission d'informations ciblées à l'expert-comptableSuivi administratif des sociétés (créations, documentations, etc)La mise à jour de contacts sur le CRM interneLe traitement des notes de frais de la directionCette liste de tâches n’est pas limitative.CDIStatut cadreParis 8èmeRémunération 50k€ suivant profil + 10 % de bonus sur performance individuelle​

Profil :Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers dans le secteur de la finance ou du conseil (stratégique ou juridique).Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives.Vous êtes particulièrement proactif(ve) et efficace. Vous aimez apprendre et êtes curieux(se). Vous allez chercher l’information par vous-même. Vous êtes autonome.Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de finesse. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et délivrez à vos interlocuteurs, un service d’excellence. Vous avez l’œil sur chaque détail, rien ne vous échappe.Au sein d’une équipe, vous instaurez une relation de confiance avec chaque collaborateur et faites circuler un très bon esprit ! Vous êtes le rayon de soleil du matin !Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans une structure en développement. Vous filtrez avec intelligence et diplomatie les sollicitations internes ou externes. L'anglais est un plus mais pas un prérequis pour parfaire dans ces fonctions. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous êtes à l’aise dans des structures de petite taille.