Assistant(e) de Direction/Office Manager HF CF2304 - CDD 7 mois - Poste pourvu
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc), recherche pour son client, une société internationale de gestion d’actifs immobiliers :
Un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager auprès deux Partners
Le bureau de Paris compte une dizaine de personnes.
Dans cet environnement exigeant, voici les missions qui vous sont confiées :
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L’organisation d’agendas complexes et mouvants des deux Partners
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L’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en anglais et en français
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La préparation de voyages (taxis / vols / hôtels) et déplacements en France et à l’international des Partners et de l’équipe
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L’organisation et la préparation de réunions, conférence calls, déjeuners et diners d’affaires avec des clients
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La préparation des salles de réunions (service hôtelier), commande des consommables, fourniture, paniers de fruits / boissons etc
- Le support administratif et la coordination de rendez-vous avec l’équipe
- Le suivi de la facturation et contrôle des paiements
- Le traitement des notes de frais des gérants, et des associés
- La coordination et l’organisation d’évènements internes (séminaires annuels, soirée de Noël, diners, etc)
- Onbording / offbording nouveaux collaborateurs, support administratif RH (mutuelle, médecine du travail etc)
A ce rôle d’Assistant(e) de direction, s’ajoute des missions d’Office Management.
Ainsi, pour l’équipe, vous assurez :
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La bonne tenue des locaux générale : vous avez le souci du détail et contrôler quotidiennement l’état des locaux : propreté, offre de services à disposition : boissons, fruits, snacks etc.
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La supervision des prestataires de services (société de ménage, intervenants IT, intervenant technique etc) dans le suivi des contrats en cours.
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L’approvisionnement du matériel bureautique et informatique.
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L’accueil des nouveaux collaborateurs (employés, stagiaires et prestataires réguliers) : gestion des arrivées, des accès, rencontre one/one avec l’équipe etc.
Cette liste de tâches n’est pas limitative.
L’anglais étant la langue de travail utilisée à l’oral comme à l’écrit, une maîtrise de la langue est plus que nécessaire.
CDD de mi-octobre 2026 à mi-mai 2027
Statut cadre
Paris 8ème
Rémunération 55k€/60k€ suivant profil
Profil :
Vous disposez de minimum 8 ans d'expérience dans un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers dans le secteur du conseil ou l’environnement financier.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives. Vous êtes particulièrement proactif(ve) et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de finesse. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et délivrez à vos interlocuteurs, un service d’excellence. Vous avez l’œil sur chaque détail, rien ne vous échappe.
À l’aise dans un environnement structuré hiérarchiquement mais agile, vous instaurez une relation de confiance avec chaque membre de l’équipe, et faites circuler un très bon esprit.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans une structure en développement. Vous filtrez avec intelligence et diplomatie les sollicitations internes ou externes. Vous disposez d’un excellent niveau d’anglais à l’écrit comme à l’oral et interagissez avec aisance.
Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous êtes à l’aise dans des structures à taille humaine.
Assistant(e) de Direction/Office Manager HF CF2306
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un family office international, dont le siège est basé à l’étranger :
Un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager
Dans le cadre de la création récentedu bureau de Paris, en coordination avec vos deux homologues situés à l’étranger, vous assurez les missions suivantes :
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Coordination des agendas des 3 membres Comex : CEO, COO et DRH
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Organisation des réunions, rendez-vous avec les parties prenantes internes et externes (consultants externes)
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Organisation des déplacements professionnels des dirigeants : logistique de A à Z des voyages professionnels (réservations de trains, vols, hôtels, transferts).
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Assistance personnelle ponctuelle auprès du Président.
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Événements professionnels : Organisation de déjeuners d'affaires, cocktails, workshops et séminaires.
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Coordination avec les équipes « Operations », « Growth » et « Future Proof Heritage Real Estate » sur différents projets internes et externes
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Coordination avec les équipes du HQ à Bruxelles
Missions d’Office Management :
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Vie du bureau : Gestion globale et bon fonctionnement du bureau parisien au quotidien (travaux d’aménagement)
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Commande et suivi du matériel de bureau, gestion de l’inventaire mobilier et informatique
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Suivi des fournisseurs et résolution des éventuels problèmes techniques
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Salles de réunion : Gestion des réservations, préparation et mise en place des espaces pour les réunions, matériel vidéo conférence.
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Accueil : accueil chaleureux et professionnel des visiteurs et partenaires.
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Relations prestataires : Interface avec les fournisseurs et prestataires de services pour les locaux
Vous êtes le contact principal pour le suivi des projets immobiliers localisés à Paris en lien avec l’équipe Real Estate. Vous coordonnez les intervenants des chantiers ainsi que les autorités françaises impliquées dans la rénovation de bâtiments historiques.
Dans le cadre du développement du Family Office à Paris, vous êtes le point de contact permanent du bureau et contribuez au développement du réseau du Family Office à Paris, en organisant des évènements thématiques (technologiques, patrimoniaux etc) sous forme de conférence ou rencontres conviviales (cocktails etc) six fois par an environ.
Cette liste de tâches n’est pas limitative.
Pour ce poste la langue de travail est le français et l’anglais. Une maitrise de la langue anglaise à un niveau courant est nécessaire.
CDI
Paris 10ème
A pourvoir dès que possible
Profil :
Vous disposez de minimum 8 à 10 ans d'expérience sur un poste similaire Executive Assistant / Office Manager dans un Family Office ou auprès d’hommes ou femmes d’affaires.
Vous êtes reconnu(e) pour votre grande discrétion avant toute chose. Votre excellence et fiabilité dans le travail est notable ainsi que votre grande adaptabilité. Le bureau de Paris étant récemment créer, nous cherchons un profil souple, qui sache travailler en mode start up, avec des prises d’initiatives. Votre aisance relationnelle et votre capacité à interagir avec la direction et les équipes ;
Excellentes compétences d’organisation, esprit d’équipe et polyvalence dans une structure en croissance. Expérimenté(e), vous savez travailler en toute autonomie, pour assurer un service 5* à vos dirigeants.
Vous aimez être le point pivot d’un bureau à taille humaine, qui accompagne ses dirigeants sur des sujets d’investissement très variés. Vous êtes humble, proactif(ve), rigoureux (se) , soucieux(se) des détails. Doté(e) d’un excellent esprit d’équipe, vous savez travailler avec plusieurs Assistant(e)s afin d’assurer la coordination fluide d’événements et de réunions impliquant les membres de différentes équipes.
Fort(e) d’expériences réussies dans le secteur du conseil vous maîtrisez les codes et les exigences propres à cet environnement, et savez évoluer avec aisance dans un contexte international et rigoureux.
Enfin, votre aisance avec les outils bureautiques et numériques, vous permettent de répondre avec efficacité et rapidité aux requêtes.
Assistant(e) de direction H/F - CF2301
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un fonds de dotation un fonds de dotation privé, pour accompagner le fondateur / dirigeant dans son quotidien :
Un(e) Assistant(e) de Direction
Vous assurez les missions suivantes :
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Gestion et optimisation de l’agenda complexe et extrêmement mouvant du Président
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Accès aux mails et réponse en autonomie
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Organisation, préparation des déplacements du Dirigeant en France comme à l’étranger, ainsi que de son entourage proche si nécessaire
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Organisation des réunions, rendez-vous avec les parties prenantes internes et externes, vérification de la propreté des salles, consommables etc.
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Préparation des Conseils et/ou AG en concertation avec l’équipe juridique : convocation, ODJ, comptes rendus.
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Organisation des événements et conférences thématiques et séminaires etc
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Facturation et gestion des notes de frais
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Coordination et point de contact principal pour le suivi des démarches administratives françaises (juridique, fiscale, notariale, sécurité sociale)
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Gestion des affaires personnelles diverses
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Classement des courriers et archivage
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Communication avec la co-fondatrice sur différents sujets
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Suivi problématiques IT
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Rédaction de différents contenus pour le dirigeant : veille, recherches spécifiques, revues de presse, éléments pour discours, etc.
La maitrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit à un niveau courant est indispensable pour parfaire dans ce rôle.
Cette liste de tâches n’est pas limitative.
Profil :
Vous disposez de minimum 10 à 15 ans d'expérience sur un poste similaire d’Assistant(e) de direction auprès d’un dirigeant, UHNWI, au sein d’une Holding, Family Office ou autre.
Vous êtes reconnu(e) pour votre grande discrétion avant toute chose. Votre excellence et fiabilité dans le travail est notable ainsi que votre grande adaptabilité. Pour ce poste, nous cherchons un profil souple, qui comprenne les enjeux du Président et qui s’adapte à son quotidien mouvant. Votre aisance relationnelle et votre capacité à interagir avec la direction et les équipes est indispensable.
Excellentes compétences d’organisation, esprit d’équipe et polyvalence dans une structure en croissance. Expérimenté(e), vous savez travailler en toute autonomie, pour assurer un service 5* à vos dirigeants.
Vous aimez être le point pivot d’un bureau à taille humaine, avez développé une aisance pour vous adresser à tout type d’interlocuteurs : dirigeants, VIP, Haute Administration Française, philanthropes, mécènes privés etc.
Vous êtes humble, proactif(ve), rigoureux (se) , soucieux(se) des détails. Doté(e) d’un excellent esprit d’équipe, vous savez travailler avec plusieurs parties prenantes (Présidence, Direction Générale, Chief of Staff, conseillers etc). Par-dessus tout, vous êtes enthousiaste et aimez profondément votre métier !
Fort(e) d’expériences réussies dans votre métier d’Assistanat de haut niveau, vous maîtrisez les codes et les exigences propres à ce rôle, et savez évoluer avec aisance dans un contexte international et rigoureux.
Enfin, votre aisance avec les outils bureautiques et numériques, vous permettent de répondre avec efficacité et rapidité aux requêtes.
Executive Assistant H/F
CF2309
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office en Europe (Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager etc), recherche pour son client, un grand groupe international :
Un(e) Executive Assistant pour le Global Deputy General Manager H/F
Dans le cadre de ce poste, sur un scope worldwide, vos missions sont les suivantes :
- L’organisation d'agenda complexe et mouvant (rôle d’anticipation et d’alerte) du Global Deputy GM, et la coordination avec l’Executive Assistant du Président de la division.
- La gestion des déplacements en France comme à l’étranger : vols, taxis, hôtels, visas. Préparation complète des déplacements en collaborations avec les équipes filiales à l’étranger.
- La supervision de la logistique des réunions du département et la coordination étroite avec les marques basées aux États-Unis notamment en vue de leur développement et de leur harmonisation avant les sessions de planification stratégique.
- L'organisation des réunions de la Direction Générale : comités, développement numérique, développement de la formation, bilan des perspectives économiques, etc
- La gestion de la logistique des réunions annuelles de prospective des marques : réservation de salles, listes d’invités, plans de table, organisation de l’accueil, liaison avec les marques et préparation des documents d’information destinés à la Direction générale).
- La coordination de les événements spéciaux : dîners du Comité, apéritifs d’été (liaison avec les agences, recherche de lieux, visites de sites...). Travailler en étroite collaboration avec la Direction Générale sur les préparatifs de la conférence internationale (création de dossiers vidéo et film sur les marques, coordination avec les agences, contribution à la conception des diapositives et des films avec les graphistes spécialisés en infographie, participation aux répétitions et gestion de logistique du jour J).
Engagement de l’équipe :
- La coordination des événements de l’équipe de direction : (Comité Best, apéritifs d’été, dîners de fin d’année, petits-déjeuners...).
- La co-animation de la communauté des assistants de la division aux côtés de l’assistant du président (organisation de dîners, de petits-déjeuners et d’accueil des nouveaux assistants).
Sur ce rôle la langue de travail est l’anglais. Une maitrise de la langue à l’écrit et à l’oral est indispensable.
Rémunération 65k€ fixe + PI
CDI
92
Profil :
Vous disposez de minimum 10 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une direction générale internationale : grâce à votre expérience, vous êtes à l’aise sur les outils, process, réseau et principaux interlocuteurs. Vous êtes à l’aise dans les environnements cosmopolites, vous maitrisez l’anglais et le français à l’écrit et à l’oral et disposez d’excellentes compétences en communication pour interagir avec les équipes internationales notamment de culture américaine. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Proche des équipes, vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes flexible, et êtes doté(e) d’une « can do » attitude.
Executive Assistant / Business Partner H/F
CF2307
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un groupe de conseil :
Un(e) Executive Assistant / Business Partner auprès du CEO
Dans le cadre de cette prise de poste vous êtes le garant de la fluidité du quotidien du dirigeant dans sa globalité. Voici les missions qui vous sont confiées :
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Le suivi et l’organisation intelligente de l’agenda complexe et mouvant du CEO
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La préparation complète des déplacements majoritairement en France
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La coordination et préparation des rendez-vous internes et externes, conférences, séminaires, déjeuners, diners d’affaires ; l’animation et réponse à la messagerie Linkedin , le tri dans les sollicitations interne et externe.
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L’organisation et la préparation des Codirs, conseils et instances, la coordination des comités, relecture de documents
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La coordination avec les équipes et parties prenantes
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La mise à jour de contacts sous CRM interne*
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Le traitement des notes de frais et suivis de la facturation
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Lacoordinationl’organisationd’évènements internes (soirées de Noël, diners, séminaires etc)
CDI, statut cadre
Poste situé à La Défense
Télétravail ponctuel
65/80k€
Profil :
Vous disposez de minimum de 8 à 10 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers. Idéalement vous avez une première expérience dans des environnements similaires comme le conseil, les fonds d’investissement ou organisations internationales.
Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives ainsi que votre sens de la diplomatie. Vous savez dire non avec tact. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau. Doté(e) d’une excellente présentation, votre faites preuve d’un savoir vivre de qualité, dans une démarche toujours proactive. Votre sens du détail et de l’organisation fait de vous, un As de l’anticipation ! Rien n’échappe à votre vigilance. Vous savez faire et défaire des sujets, et savez-vous montrer souple et agile face aux imprévus !
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes. Vous disposez d’un bon niveau d’anglais à l’écrit comme à l’oral.
Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes.
Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous faites circuler un esprit positif, convivial et professionnel.
Assistante de direction Générale H/F
CF2308
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un groupe familial coté en bourse, acteur majeur de son secteur d'activité :
Un(e) Assistant(e) de Direction auprès du Président directeur Général Groupe
Véritable bras droit administratif et organisationnel du Président-Directeur Général, l'Assistant(e) de Direction assure la gestion et la coordination de l'ensemble de ses activités professionnelles. Elle garantit la confidentialité absolue des informations traitées.
Dans un environnement international et coté en bourse (SBF 120), il/elle joue un rôle clé d'interface entre le Président-Directeur Général, les membres du Conseil d'administration, le Comité Exécutif, les directions fonctionnelles du Groupe, les filiales internationales et les partenaires institutionnels (Haute Administration Française).
- Pilotage stratégique de l’agenda complexe et mouvant, la gestion des déplacements et voyages en France comme à l’étranger (hôtels / taxis / vols) ; vous anticipez tous ses rendez-vous avec finesse et intelligence en prenant compte des temps de transports, déjeuners/diners d’affaires, et êtes particulièrement vigilant(e) sur la bonne compilation des réunions impliquants des interlocuteurs variés.
- Coordination des instances de gouvernance : préparation des réunions et comités de direction, conseils d’administration, assemblées générales etc : convocations, ordres du jour, comptes rendus de réunions, relectures de documents, mise en forme de présentation PWT. S’assurer que la Direction Juridique a préparé dans les temps les convocations, ordres du jour et documents associés. Coordonner la circulation des informations avec les administrateurs, chaque fois que nécessaire.
- Interface avec les parties prenantes clés : relations quotidiennes avec les membres du Conseil d’administration, les actionnaires familiaux, les membres du Comité Exécutif, les dirigeants des filiales françaises et internationales, les partenaires institutionnels, les investisseurs et analystes financiers, les banques, conseils juridiques et auditeurs.
- Gestion des communications de la Direction Générale : Rédiger, mettre en forme et relire les correspondances sensibles du Président. Préparer les notes, discours, interventions médiatiques, présentations et supports de réunions. Assurer le suivi des demandes adressées à la Présidence. Filtrer et prioriser les flux d'information entrants.
- Gestion documentaire et confidentialité : Gérer la gestion des dossiers stratégiques de la Présidence. Assurer l'archivage et la conservation sécurisée des documents. Garantir la confidentialité absolue des informations relatives : à la stratégie du Groupe ; aux opérations de croissance externe ; aux projets industriels ; aux données financières ; aux informations boursières sensibles.
- Support aux projets stratégiques : participer à la coordination de dossiers transversaux Groupe. Coordonner la contribution de plusieurs directions sur les sujets stratégiques.
- Organisation d’évènements internes
- Gérer le chauffeur du PDG
- Coordination du Family Office
- La bonne tenue du bureau du Président : vous veillez à ce que les consommables et fournitures soient prêts à l’usage. Les salles de réunions, prêtes à recevoir tout interlocuteur interne ou externe. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de l’étage de la Présidence, et êtes disponible et joignable. Vous représentez votre Direction Générale en interne, il convient d’adapter votre posture, présentation, et mode de communication avec finesse.
- La gestion des affaires personnelles du Président : rdv médicaux, divers achats, etc.
Pour assurer ces fonctions un niveau d’anglais courant, voire bilingue est requis, à l’oral comme à l’écrit.
CDI
Statut Cadre
Localisation : 38 (Isère), à 35 km au sud de Lyon
Rémunération : 85k€ en fixe suivant profil
Profil :
Vous disposez de minimum 10 ans d'expérience sur un poste similaire, auprès d’une Direction Générale ou membre Comex et êtes particulièrement à l'aise dans des environnements de haut niveau. Il convient d’être particulièrement adaptable et caméléon pour exceller dans vos missions. Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Par ailleurs, vous faites preuve d'une grande maitrise quant au traitement des sujets sensibles de la Direction. Vous êtes connu(e) pour votre extrême rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et êtes doté(e) d'une grande agilité dans vos taches. Vous aimez que votre patron se repose entièrement sur vous, et anticipez la moindre demande. Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes du groupe. Vous êtes disponible, et maitrisez les situations stressantes. Vous êtes enthousiaste, souriant(e), et trouvez une solution à tout sujet non anticipé. Vous avez toujours un plan A / B ou C à proposer. Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux et êtes irréprochable sur votre niveau écrit et oral en français.