Office Manager CF2299
EXECAST RECRUITMENT, a recruitment agency specialised in Executive Assistants and back-office roles (Office Manager, Personal Assistant, Chief of Staff, etc.), is looking for an Office Manager (M/F) on behalf of its client, an American start-up in the aerospace industry to oversee the launch of its Paris office !
We are looking for a motivated Office Manager responsible for providing a comprehensive, confidential and dynamic support service, with the ability to juggle a complex day-to-day and long-term schedules, take part of our Paris office launch, adapt to a startup organization, maintain ongoing office operations, collaborate with the HQ in California daily, and work independently as needed.
Office Management :
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Serve as a welcoming, friendly and professional first point of contact for employees, internal and external partners, vendors, customers, and additional visitors
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Office and workplace operations: including set up of new office and ongoing maintenance, ensuring the office brand is aligned with corporate headquarters
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Assist with facilitating all building updates, requirements as needed
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Handle all incoming and outgoing mail, courier services, and packages
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Order and maintain office supplies, pantry essentials, etc..
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Maintain office equipment (printers, Wi-Fi, meeting room tech) and escalate issues as needed.
HR :
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Onboard new hires (e.g., desk setup, welcome kits, access cards) and offboard employees (recover company equipment, badges, systems termination).
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Provide recruitment support for the Paris team
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Support and drive payroll operations for the Paris employees
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Act as a point of contact for employee concerns, fostering open communication between employees and Europe and America Leadership.
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Help ensure local employment and compliance requirements are followed
Executive Assistant :
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Maintain and provide a personalized assistance and support, including forward planning, complex diary management for the President, Europe
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Liaise with high-profile customers and partners of corporations, partners, and/or government agencies
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Schedule meetings, corporate conferences, department conference calls, seminars
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Organize frequent business travels with complex agenda (coordination of hotels, transfers, travel itinerary, visa)
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Liaise with HQ in California
Accounting / Finance :
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Perform back office administrative work on internal finance and expenses
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Support Paris’office accounting and finance reports
Transversally
Maintain the working methods of the position - address books, operating methods, manuals, office policies and procedures, etc.
Profile :
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English/French bilingual
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Excellent interpersonal and communication skills
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Autonomous, proactive, agile, quick-thinker and efficient
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Comfortable in a multicultural and startup organization, and have previously worked in an international environment
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Responsible, structured, well-organized
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Strong sense of confidentiality and discretion
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Proficient in Google Office, Slack
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10+ years of experience
Office Manager CF2297
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc), recherche pour son client, société internationale de gestion d'actifs immobiliers à taille humaine, un(e) Office Manager H/F.
L'équipe composée de moins de 10 personnes au sein du bureau de Paris, se distingue par son agilité, son exigence et sa proximité avec ses partenaires. Véritable pilier de l'organisation, vous assurez le bon fonctionnement quotidien du bureau et intervenez sur un périmètre large en lien direct avec la direction.
Dans ce contexte, voici les missions qui vous sont confiées :
1 / Office management & coordination juridique :Gestion et suivis des contrats fournisseurs, services généraux, prestataires de services : contrôle de la bonne tenue du bureau, suivi et commande des consommables.Contact principal des interlocuteurs externesCoordination des réunions Préparation des Assemblées Générales : compilation des supports et documentations, envoie des convocations, PV et ODJ, relecture et mise en page.L’accueil des nouveaux collaborateurs (employés, stagiaires et prestataires réguliers) : gestion des arrivées, des accès, matériel IT etc.La coordination et l’organisation d’évènements internes (séminaires annuels, soirée de Noël, diners, etc)
2 / Gestion administrative et financière :Suivi de la facturationMis en paiement et suivi des cycles de règlementsTransmission d'informations ciblées à l'expert-comptableSuivi administratif des sociétés (créations, documentations, etc)La mise à jour de contacts sur le CRM interneLe traitement des notes de frais de la directionCette liste de tâches n’est pas limitative.CDIStatut cadreParis 8èmeRémunération 50k€ suivant profil + 10 % de bonus sur performance individuelle
Profil :Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers dans le secteur de la finance ou du conseil (stratégique ou juridique).Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives.Vous êtes particulièrement proactif(ve) et efficace. Vous aimez apprendre et êtes curieux(se). Vous allez chercher l’information par vous-même. Vous êtes autonome.Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de finesse. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et délivrez à vos interlocuteurs, un service d’excellence. Vous avez l’œil sur chaque détail, rien ne vous échappe.Au sein d’une équipe, vous instaurez une relation de confiance avec chaque collaborateur et faites circuler un très bon esprit ! Vous êtes le rayon de soleil du matin !Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans une structure en développement. Vous filtrez avec intelligence et diplomatie les sollicitations internes ou externes. L'anglais est un plus mais pas un prérequis pour parfaire dans ces fonctions. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous êtes à l’aise dans des structures de petite taille.
Office Manager H/F
CF2298
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc), recherche pour son client, un cabinet de conseil spécialisé dans l’industrie du luxe, un(e) Office Manager H/F pour le bureau de Paris.
Dans cet environnement international, sous la supervision du DAF, vous assurez le bon fonctionnement quotidien du bureau et intervenez sur un périmètre large en lien direct avec la direction.
Dans ce contexte, voici les missions qui vous sont confiées :
1/ Office Management :
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Accueil physique clients et candidats
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Gestion de la vie du bureau : inventaire matériel, commande de fournitures et consommables, parc IT, contrôle de la bonne tenue du bureau, etc.
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Gestion et suivis des contrats fournisseurs
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Contact principal des interlocuteurs externes
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Réservation de voyages et organisation d’évènements internes (soirée de Noël, kick off), séminaires offsite : lien prestataire, établissement de devis etc.
2/ Ressources Humaines :
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Suivi onbording / offbording des nouveaux collaborateurs (employés, stagiaires et prestataires réguliers) : gestion administrative, des accès, matériel IT etc.
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Tenue du registre du personnel, mise à jour et archivage
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Saisie informations données stagiaires, fiche utilisateur dans l’outil interne, saisie des arrêts maladie.
2 / Gestion administrative et financière :
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Suivi de la facturation client (devis et notes de frais déplacement)
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Mis en paiement et suivi des cycles de règlements
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Transmission d'informations ciblées à l'expert-comptable
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Revue du parc CB (réclamations et récupération documents comptables, suivi dépenses CB)
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La mise à jour de contacts sur le CRM interne
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Le traitement des notes de frais de la direction
Cette liste de tâches n’est pas limitative.
CDI
Statut cadre
Paris 8ème
Rémunération 45 k€ suivant profil + 3k€ de bonus sur performance individuelle
Profil :
Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire auprès d’un ou plusieurs Managers dans le secteur du conseil (stratégique ou juridique) ou environnement semblable.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre capacité à débloquer des situations par vos prises d’initiatives.
Vous êtes particulièrement proactif(ve) et efficace. Vous aimez apprendre et êtes curieux(se). Vous allez chercher l’information par vous-même. Vous êtes autonome.
Vous disposez d’une grande agilité, et d’un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de finesse. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et délivrez à vos interlocuteurs, un service d’excellence. Vous avez l’œil sur chaque détail, rien ne vous échappe.
Au sein d’une équipe international, vous instaurez une relation de confiance avec chaque collaborateur et faites circuler un très bon esprit ! Vous êtes le rayon de soleil du matin ! Vous aimez travailler dans un environnement multiculturel et vous exprimez à l’oral comme à l’écrit avec aisance en anglais.
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans une structure en développement. Vous filtrez avec intelligence et diplomatie les sollicitations internes ou externes.
Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous êtes à l’aise dans des structures de taille moyenne.